Unterstützung bei der Digitalisierung: Unsere Erkenntnisse aus drei Jahren Projektarbeit

Unterstützung bei der Digitalisierung: Unsere Erkenntnisse aus drei Jahren Projektarbeit

Bildquelle: Pexels


22. Februar 2022 | Von Isabelle Bickham

Als Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation haben wir im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in ihrer Digitalisierung begleitet und ihnen praxisbezogene Hilfestellungen gegeben. Mehr als 12 300 Vertreter:innen von KMU haben wir in diesen drei Jahren erreicht. Zudem unterstützen wir fast 3000 Berater:innen und Multiplikator:innen, beispielsweise in Kammern und Verbänden, und vermittelten ihnen neueste Methoden und Informationen für die Zusammenarbeit mit KMU.

Inhaltlich lag der Schwerpunkt der Arbeit des Kompetenzzentrums auf jenen Veränderungen, die KMU im Zuge der Digitalisierung erlebt und welche direkt mit Menschen in unterschiedlichen Rollen zu tun haben. Wir beschäftigten uns mit den Erwartungen von Kund:innen und Chancen, sie durch Digitalisierung von Marketing und Kommunikation besser zu verstehen, zu erreichen und zu binden. Genauso ging es um die Beschäftigten in den Betrieben, um neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Wissenstransfers innerhalb der Unternehmen.

„Dahinter verbergen sich für die meisten KMU enorme Herausforderungen“, weiß Prof. Dr. Pia Sue Helferich. Denn zum einen haben KMU keine Stabstellen und oft keine Spezialist:innen für digitale Transformation. Zum anderen haben die Erwartungen von Kund:innen, Beschäftigten und anderen Gruppen, Auswirkungen auf Geschäftsmodelle und auch auf den Führungsstil.

Fachkonferenz „Digitale Kommunikation souverän und interaktiv gestalten“
„In der Pandemie hat sich zum Beispiel besonders gezeigt, wie wichtig es ist, dass die Führung den Beschäftigten vertraut und umgekehrt – dann klappt auch virtuelle Zusammenarbeit.“ Prof. Dr. Pia Sue Helferich, Projektleitung Kompetenzzentrum Kommunikation

Doch wo genau stehen KMU heute? Bei der enormen Zahl der Betriebe sind Verallgemeinerungen kaum möglich – die Unterschiede sind riesig. Mit Blick auf die Unternehmen, die unsere Unterstützung angenommen haben, lässt sich jedoch sagen: Alle Unternehmen wollen sich weiterentwickeln und sehen die Digitalisierung als Chance.

Jedoch ist der Anfang für viele Unternehmen schwer:

Prof. Dr. Thomas Thiessen
„Für viele KMU ist es erst einmal sehr schwer, den für sie richtigen Ansatzpunkt zu finden – oft fehlen Informationen beziehungsweise ist vielen unklar, welches Thema sie wie gewichten sollen.“ Prof. Dr. Thomas Thießen, Projektleitung Kompetenzzentrum Kommunikation

Unsere Empfehlung: Ein nachhaltiger Veränderungsprozess braucht Zeit und muss kontinuierlich in allen Bereichen des Unternehmens eingebracht werden. Fragen Sie Ihre Kund:innen nach ihren Erwartungen und testen Sie im Gespräch mit ihnen neue Ideen aus. Tauschen Sie sich auch mit Kolleg:innen aus der Branche aus, sammeln Sie Ideen und lernen Sie gemeinsam aus Ihren Erfahrungen. 

Erfolgsfaktor Mensch: Digitale Veränderungen mutig und gelassen angehen

In welchen Bereichen brauchen KMU noch am meisten Unterstützung?

Während unserer Projektlaufzeit konnten wir feststellen, dass kleine und mittlere Unternehmen noch einen großen Bedarf an Einführungsformaten in digitale Themen haben. In vielen Bereichen stehen die Betriebe noch am Anfang ihrer Reise. „Meine Konkurrenz ist auf Instagram, jetzt muss ich wohl auch dort ein Profil einrichten.“ – Solchen Aussagen sind wir sehr oft begegnet. Oft zeigte sich, dass der Blick auf einen Kommunikationskanal gar nicht der passende erste Schritt ist. Viele Unternehmer:innen benötigen oftmals zunächst Unterstützung in der konkreten strategischen Ausgestaltung ihrer Digitalisierungsabsichten sowie Hilfestellung, um die operative Umsetzung im Betrieb später zu erreichen. Dazu gehört die Identifizierung und die Schritt-für-Schritt-Einteilung der Aufgaben hin zum individuellen Ziel: „Was genau will ich tun und wie gehe ich es an?“ 

Zudem werden die „weichen Faktoren“, wie beispielsweise der Vertrauensaufbau in neue Technologien, neues Führungsmanagement, das Mitnehmen der Mitarbeiter:innen und eine gesunde Feedback-Kultur, in vielen KMU noch nicht intensiv genug beachtet und gelebt. Dies fördert die Unsicherheiten in den Betrieben und erzeugt das Gefühl von Überforderung in der Kollegschaft.

Unsere Empfehlung: Erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen gemeinsame Ziele und Prioritäten und bilden Sie Ihre Belegschaft weiter. Und vor allem: Setzen Sie bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen zur Digitalisierung unabhängig von Hierarchien zuerst auf jene Beschäftigten, die Lust auf Neues haben, damit diese mit den entsprechenden Freiräumen erst einmal neue Aufgaben und Abläufe erproben können. 

Welches Unterstützungsformat wurde besonders gut von KMU angenommen?

Interaktive Formate zeigten sich als großer Gewinn für die Unternehmen. In Workshops konnten sie sich aktiv mit einbringen und anhand von gestellten Aufgaben den Wissenstransfer direkt auf die eigene Arbeit und den eigenen Betrieb anwenden. Dadurch konnten die fachlichen Inhalte mit einem praktischen und individuellen Bezug vermittelt werden, was die Hürde zwischen dem Gelernten und der aktiven Umsetzung im Berufsalltag reduzieren konnte. 

Ausgelöst durch die Corona-Maßnahmen wurden im Laufe des Projektes die meisten Veranstaltungen online angeboten. Durch diesen Umstand zeigte sich, dass viele Unternehmer:innen durch das Wegfallen der Anreisezeiten die Angebote zu großen Teilen besser einplanen und wahrnehmen konnten – und zugleich war es uns möglich, diese Online-Veranstaltungen besonders partizipativ zu gestalten. Es hat uns besonders gefreut, dass unsere Veranstaltungen und Tipps zur Gestaltung von Online-Workshops oder zu Online-Meetings auch auf großes Interesse gestoßen sind.

So gestalten Sie wirksame Online-Seminare – Die wichtigsten Empfehlungen und Tipps in 12 Minuten.

Zielgruppenorientierte, allgemeinverständliche Praxisbeispiele aus dem unternehmerischen Alltag wurden schließlich von den Unternehmen als wertvolle Orientierungshilfe gesehen. Solche greifbaren Beispiele präsentierten wir auf Veranstaltungen oder auf unserer Website zum Nachlesen. 

Unsere Empfehlung: Stellen Sie sich darauf ein, dass Digitalisierung niemals fertig umgesetzt ist, sondern laufende Veränderungen mit sich bringen wird. Machen Sie deshalb das Lernen am Arbeitsplatz zum Normalzustand. Dabei muss es nicht unbedingt um formale Weiterbildungen gehen. Viele Unternehmen entwickeln auch eigene, niederschwellige Formate, die helfen, dass die Beschäftigten voneinander lernen oder sich mit Neuem beschäftigen – vielleicht auch einfach, indem sie am Freitagnachmittag Zeit dafür bekommen. 

Ein herzliches Dankeschön!

Wir bedanken uns an dieser Stelle für die tolle Zusammenarbeit und den regen Austausch mit allen Unternehmen und Multiplikator:innen während unserer gesamten Projektlaufzeit!

Unsere Fachartikel, Leitfäden, Videos und Präsentationen stehen Ihnen auch weiterhin auf der Website des Kompetenzzentrums zur Verfügung: https://www.kompetenzzentrum-kommunikation.de/.

Wir wünschen Ihnen auch weiterhin alles Gute und einen erfolgreichen Weg bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens!

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