Mitarbeiter/-innen mitnehmen heißt, positive Emotionen zu Veränderungen erzeugen


24. Februar 2019 | Von Pia Sue Helferich

Wer kennt das nicht? Es wird eine neue Software oder ein neuer Prozess im Unternehmen eingeführt und wer erfährt davon als letztes? Genau, diejenigen, die damit täglich arbeiten. Das ist schade, und insbesondere in größeren Digitalisierungsprojekten ein echtes Problem, denn die Akzeptanz für Veränderungen fehlt, wenn Mitarbeiter/-innen nicht oder zu spät einbezogen werden. Die meisten von uns sind ohnehin erst einmal skeptisch, wenn es um Veränderungen geht; offene Ablehnung sollte sich daraus nicht entwickeln. Die Schlüssel aus Unternehmenssicht sind Veränderungskommunikation und Beteiligungsmethoden, die helfen können, Veränderungsprozesse in Unternehmen mit großem Rückhalt aus den Reihen der Beschäftigten durchzuführen. In dieser Themensammlung gehen wir nach einer kurzen Einführung auf diese Methoden näher ein.

Veränderungsprozesse und das Tal der Tränen

Veränderungsprozesse in Unternehmen, sei es die Einführung einer neuen Software, die Zusammenlegung von Abteilungen oder die Digitalisierung einer ganzen Produktionsstraße, sind immer mit Emotionen verbunden, im besten Fall mit positiven. Allerdings kommt es häufig vor, dass die Beschäftigten den Veränderungen negativ gegenüberstehen. Warum ist das so? Wir alle sind an unsere Routinen gewöhnt und eingespielt in dem, was wir tun. Wenn uns dann nicht klar ist, welche Vorteile uns eine Veränderung bringt, dann reagieren wir erst mal mit einer Abwehrhaltung und mit Sorgen. Die Emotionen in Veränderungsprozessen lassen sich anhand einer Kurve beschreiben. In folgender Grafik ist eine entsprechende Emotionskurve abgebildet, die den Verlauf der Veränderung und ihrer Wahrnehmung durch Mitarbeiter/-innen exemplarisch aufzeigt.

Emotionale Welle im Veränderungsprozess (Deutinger 2017)

Führungskräfte haben die Aufgabe, diese Emotionen „zu managen“ und im besten Fall, die Emotionskurve möglichst flach zu gestalten und ins Positive zu verändern.

Mitarbeiter/-innen beteiligen – aber wie?

In Veränderungsprozessen ist die Kommunikation mit den Beteiligten ein Schlüsselelement: Hier geht es nach Meinung von Fachkundigen wie Prof. Ulrike Buchholz von der Hochschule Hannover vor allem darum, das „Wozu“, also den Grund der Veränderung zu kommunizieren und nicht nur das „Wohin“ – also das Ziel.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der Akzeptanz erzeugt, ist die aktive Beteilung der Mitarbeiter/-innen, beispielsweise durch das Einbringen von Ideen und Vorschlägen, wie man Prozesse aus ihrer Perspektive optimieren kann. Das fördert neben der Akzeptanz auch die positive Einstellung gegenüber den geplanten Veränderungen und schafft wahrscheinlich neue Perspektiven und Ideen, an die das Management noch nicht gedacht hat. Damit nutzt man die kollektive Intelligenz im Unternehmen.  

Beteiligung kann durch verschiedene Methoden ermöglicht werden. Wenn ein Unternehmen am Anfang eines Veränderungsprozesses steht, kann es ein World Café durchführen. Bei dieser Methode diskutieren die Mitarbeiter/-innen unter Anleitung der Moderierenden zu verschiedenen Fragen an Tischen in netter Café-Atmosphäre. Ziel ist, dass alle am Tisch sich beteiligen. Nach einer vorgegebenen Zeit rotieren die Mitarbeiter/-innen und gehen an einen der anderen Tische, um dort Ihre Ideen und Meinungen einzubringen.

https://www.slideshare.net/KommDigital/zukunftswerkstatt-40

Wenn das Thema, das diskutiert werden soll, ein wenig kritischer ist, eignet sich eine Fishbowl-Diskussion. Dabei diskutieren immer nur fünf bis sieben Personen in einem inneren Stuhlkreis, die anderen Teilnehmehmenden sitzen im äußeren Stuhlkreis und hören aktiv zu. Diskutiert wird aber nur im inneren Kreis. Der Vorteil ist, dass die Diskussion so geordnet abläuft und kritische Themen besser angesprochen werden können, ohne dass viele Personen durcheinanderreden.

Eine weitere Möglichkeit sind Open-Space-Methoden, wie das Barcamp, hier gibt es nicht um vorgegebene Themenstellungen, sondern die Agenda wird von den Teilnehmenden selbst gestaltet: Was ist für die Mitarbeiter/-innen wichtig, worüber möchten sie sprechen? Sinnvoll ist dabei jedoch, ein Rahmenthema vorzugeben, beispielsweise: „Wie können wir die Kommunikation im Betrieb verbessern?“ Das Format der einzelnen Session ist dabei ganz frei, es kann eine Diskussion sein, die Weitergabe von Wissen oder ein Workshop, das entscheidet der/die jeweilige Sessiongeber/-in selbst.

Solche Beteiligungsmethoden können sich im Unternehmen auch zu regelmäßigen Events entwickeln. Schließlich ist Veränderung mittlerweile nicht mehr ein Projekt, dass nach x Monaten abgeschlossen ist, sondern der neue Normalzustand. Eine Unternehmenskultur zu etablieren, die diese Veränderungen sozusagen in die DNA des Unternehmens einbaut, macht vieles leichter und sorgt für eine positive Grundeinstellung zu Veränderung. Wichtig ist dabei: Digitalisierung sorgt für viele Arten von Veränderung. Bricht man diese jedoch in kleine Schritte herunter und stellt sich einfache Fragen, so spüren alle, dass mit den Veränderungen nicht automatisch gleich gewaltige, alles verändernde Umwälzungen entstehen. Übrigens: Wer solche einfachen Fragen sucht, kann sich an Fragen orientieren, die im agilen Denken gern herangezogen werden: Sie beginnen mit „Wie können wir…?“ (englisch: „how might we….?“).

Weiterbildung nicht vergessen

Neben den Themen Kommunikation und Beteiligung sollte im nächsten Schritt die Weiterbildung nicht vergessen werden: Neue Prozesse, Software etc. benötigen immer auch neues Wissen. Daher ist es hilfreich, sich bei Veränderungsvorhaben auch gleich zu überlegen, wie die Mitarbeiter/-innen geschult werden sollen. Auch dafür gibt es digitale Möglichkeiten. Sie reichen von Selbstlerneinheiten (zum Beispiel Checklisten, Erklärvideos) bis hin zu Blended-Learning-Kursen, in denen Präsenz- und Online-Lernphasen abwechseln. Solche Kurse sind sinnvoll, sollte es sich um einen längeren Lernprozess handeln. Für kurze Lerneinheiten eignen sich zum Beispiel auch Webinare. Insbesondere wenn viele Mitarbeiter/-innen an unterschiedlichen Standorten tätig sind, können so Zeit und Kosten gespart werden.

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