Open Space: Die untypische Konferenz fördert Ideen

Open Space


7. November 2018 | Von Danny Kensa /red

Klassische Schulungen, Konferenzen und Workshops folgen festen Regeln und Agenden. Der Nachteil dieser Methoden ist, dass Kreativität, Ideen und Fragestellungen der Teilnehmenden oft zu kurz kommen. Genau hier setzt das Format „Open Space“ (engl. Offener Raum) an. Bei dieser Methode stehen die Teilnehmenden im Fokus. Sie schlagen die zu bearbeitenden Themen selbst vor.

Sie kennen das: Der Referierende hat sich idealerweise gut vorbereitet und gibt sein Wissen an die Teilnehmenden weiter. Dabei hält er sich an einen festen Zeit- und Ablaufplan. Doch im Publikum sitzen viele Frauen und Männer, die zu dem Thema auch einiges zu sagen hätten – oder gute Fragen. Wenn es gut geht, können nach dem Vortrag vielleicht drei dieser Fragen gestellt werden, aber ein wirklicher Wissensaustausch kommt dabei kaum zustande.

Open Space zeichnet sich dagegen dadurch aus, dass es keine vorgegebene chronologische Abfolge von Referaten oder Vorträgen gibt. Stattdessen werden die von den Teilnehmenden definierten Aspekte in parallel stattfindenden Arbeitsgruppen bearbeitet. Ziel ist es, die Kommunikation unter den Teilnehmenden zu fördern, Ideen auszutauschen und Vorschläge zu gewinnen. Zudem gibt es keinen strikten Zeit- und Ablaufplan. Eine Open-Space-Veranstaltung kann wenige Stunden oder auch mehrere Tage dauern.

Oft werden die Begriffe Open Space und Barcamp synonym verwendet. Tatsächlich gibt es große Gemeinsamkeiten. Die Methode Barcamp ist eine besondere Form des Formats Open Space – mit kleinen Unterschieden.

Wo und für wen kann Open Space eingesetzt werden?

Alle Unternehmen können die Methode Open Space einsetzen, um sich einen Überblick über Problemstellungen, Lösungsansätze, Erfahrungen, Ideen und (unerwartete) Kompetenzen im eigenen Mitarbeiterkreis zu verschaffen. Open Space ist vielleicht etwas ungewohnt für manch mittleres Unternehmen, das eher klassischen Kommunikations- und Transferformaten vertraut. Aber Open Space bietet den idealen Raum für hierarchie- und ressortübergreifendes Miteinander, um die Herausforderungen im Unternehmen gemeinsam zu gestalten. Ist die Methode intern erst etabliert und gelebte Kommunikationskultur, kann die Einbeziehung externer Teilnehmender (Lieferanten, Kunden/-innen, Stakeholder) in den „Offenen Raum“ einen nächsten erfolgversprechenden Schritt darstellen.

Open Space vorbereiten

Wichtig für ein erfolgreiches Open Space ist die frühzeitige Information der Teilnehmenden über die Möglichkeit, eigene Beiträge einzubringen. Zudem ist die Bereitstellung von ausreichend räumlicher Kapazität zur Durchführung mehrerer paralleler Workshops („Sessions“) notwendig. In den Arbeitsräumen sollten jeweils Flipcharts, Metaplanwände, Moderationskoffer und Präsentationstechnik bereitstehen. Optional können Vordrucke/Arbeitspapiere zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse vorbereitet werden – dies erleichtert die Ergebnispräsentation zum Abschluss.

Für gute Stimmung sowie positives Arbeits- und Gesprächsklima sorgt die Verfügbarkeit von Getränken und kleinen Snacks.

Durchführungsphase

Zu Beginn der Veranstaltung treffen sich alle Teilnehmenden an einem zentralen Ort. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde stellt der Moderierende den Ablauf und die Regeln eines Open Space-Workshops vor. Dann lädt sie die Anwesenden zum Platzieren von Vorschlägen zu Arbeitsgruppenthemen ein. Jeder Teilnehmende kann eigene Vorschläge einbringen, die in sehr knapper Form kurz skizziert werden: Was ist das Thema? Möchte ich Wissen teilen? Eine Problemstellung diskutieren? Oder einen Lösungsansatz vorstellen?

Gibt es ausreichend Interesse am Vorschlag, findet dieser Eingang in die Agenda. Steht die Agenda fest, können alle Teilnehmenden individuell entscheiden, in welchem der parallelen Workshops sie sich einbringen wollen. Durch das Prinzip des zufälligen (interessengetriebenen) Zusammenfindens wird ein sehr hoher Grad an Vernetzung mit den anderen Teilnehmenden erreicht.

Innerhalb der Arbeitsgruppen ist keine Steuerung durch Moderatoren oder den Veranstalter vorgesehen. Die Gruppen sollen bewusst die Gelegenheit haben, sich um ihre Themenfelder eigenständig zu kümmern. Ein gutes Arbeitsklima entsteht erfahrungsgemäß dann, wenn die Teilgebenden die Session durch einen Impuls kurz eröffnen und damit intensive Dialoge und Meinungsaustausche anregen. Im Open Space stellt es zudem keinen Affront dar, aus einer laufenden Session in eine andere zu wechseln – Austausch, Wissenstransfer und Vernetzung der Teilnehmenden stehen im Vordergrund!

Abschlussphase

Zur gegenseitigen Inspiration und Erweiterung des individuellen Blickfeldes gehört die kurze Vorstellung der Kernergebnisse aller Arbeitsgruppen. Bewährt hat sich die Vorgehensweise, die Ergebnisse der jeweiligen Gruppen in maximal einer Minute allen Anwesenden zu skizzieren – idealerweise als Kurzprotokoll oder in Stichworten auf einem Flipchart. Anschließend können die Lösungsansätze mit allen beteiligten und den Führungskräften besprochen und Umsetzungsmöglichkeiten bereits formuliert werden.

Oft ergeben sich für Unternehmen hieraus bereits nicht nur neue Handlungsfelder oder Handlungsnotwendigkeiten, sondern es werden „hidden talents“ sichtbar, die sich unerwartet als Lösungstreiber offenbaren.

Beispiele über Einsatzmöglichkeiten von Open Space

Die Open-Space-Methode ist ein hoch interaktives Format, um gezielt Lösungen zu individuellen oder kollektiven Problemstellungen zu finden. Es eignet sich hervorragend zur Gestaltung von Veränderungsprozessen im Unternehmen. Die Methode lässt sich problemlos in bestehende Formate, Weiterbildungen oder Besprechungsrunden integrieren.


Zusammenfassung

  • Methode: Open Space
  • Merkmale: Große Gruppen mit mindestens 25 Teilnehmenden. Keine festen Regeln, keine Hierarchie, inhaltliche Offenheit, multidirektionaler Wissenstransfer
  • Ziel: Mitarbeitermitnahme, Motivation, Kommunikation, gezielt Problemstellungen thematisieren, interdisziplinäre Lösungsansätze finden, Kommunikationsgrenzen aufbrechen.

Wenn Sie Interesse haben, ein Open Space zu veranstalten, sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Durchführung des Events.

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