World Café: In einer angenehmen Atmosphäre diskutieren

Knowledge Café


17. Januar 2019 | Von Danny Kensa /red

Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein Kaffeehaus. Sie sehen vor sich viele unterschiedlich besetzte Tische, an denen Gespräche geführt werden. In einem World Café wird genau diese Atmosphäre nachempfunden. Teilnehmer/-innen eines Seminars sollen zu einem bestimmten Thema miteinander auf Augenhöhe ins Gespräch kommen.

Neue Geschäftsmodelle entwickeln, den digitalen Wandel angehen und vorantreiben, Mitarbeiter/-innen binden, Nachwuchskräfte gewinnen, Wissen im Unternehmen behalten: Unternehmer/-innen, Fach- und Führungskräfte müssen im beruflichen Alltag vielfältige Herausforderungen meistern, um das Unternehmen zukunftsorientiert zu entwickeln.  Strategische Überlegungen werden dazu häufig in kleiner Runde des sich aus der Ressort- und Hierarchiestruktur des Unternehmens ergebenden „Führungskreises“ angestellt – mit oftmals wenig innovativem Output. Ist es nicht sinnvoller, gerade im Kontext der Digitalisierung die sogenannten „digitalen Eingeborenen“ in diese Überlegungen mit einzubinden und deren „digitale DNA“ für die Unternehmensentwicklung zu nutzen? 

Die Methode World Café bietet hierzu einen kommunikativen und integrativen Lösungsansatz, der sich modular in jedes bestehende Veranstaltungsformat integrieren lässt.

Wie in der Szenerie des Wiener Kaffeehauses gilt bei dieser Workshop-Methode das Zufallsprinzip: Die „Sitzverteilung“ an den vorbereiteten Thementischen wird mehrfach verändert, sodass im Workshop-Verlauf alle Teilnehmenden in unterschiedlichsten Konstellationen miteinander ins Gespräch gekommen sind. Hierdurch werden zu vorbereiteten Fragestellungen oder Herausforderungen außerordentlich kreative Ideen und unerwartete Lösungsansätze stimuliert. Die Methode World Café bietet darüber hinaus aber noch vieles mehr. Sie hilft Unternehmen unter anderem dabei

  • Ressort-Denken aufzubrechen,
  • Hierarchien zu überwinden,
  • Ideensterben zu verhindern,
  • Innovationspotenziale zu heben,
  • Mitarbeiter/-innen durch Beteiligung mitzunehmen,
  • Mitarbeiter-Motivation zu steigern.

World Café vorbereiten

Zur Durchführung wird ein atmosphärisch ansprechender, heller Raum benötigt, in dem sich aus Tischen und Stühlen mindestens drei Arbeitsinseln für Kleingruppen bis zu 12 Personen einrichten lassen. Für eine offene und innovative Kommunikationsatmosphäre empfiehlt sich idealerweise die Nutzung einer externen Location außerhalb des gewohnten Arbeitsumfeldes der Workshop-Teilnehmer/-innen.

Die ideale Kaffeehaus-Atmosphäre setzt ein, wenn Kaffee, Tee, Softdrinks und kleine Snacks bereitgestellt werden. Je entspannter die Umgebung, desto entspannter die Teilnehmer/-innen und desto „offener die Köpfe“.

Die Fragestellungen bilden den Grundstein des Gelingens jedes World Cafés – sie müssen im Vorfeld genau durchdacht und entsprechend der Ziele des Workshops formuliert werden. Grundsätzlich gilt es, offene Fragestellungen oder provokante Thesen anzubieten. Sie dienen als Impuls und steuern die Gespräche an den Kaffeehaus-Tischen. Unbedingt zu vermeiden sind Fragen, die mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können.

Die Tische können mit beschreibbaren Papiertischdecken oder anderem ausreichend großen Papier (Flipchart- oder Metaplan-Papier) bedeckt werden. Verschiedenfarbige Stifte, Karteikärtchen, Klebestreifen und Post-It’s sollten an jedem Tisch verfügbar sein. Die jeweiligen Fragen oder Thesen können auf Papier am Tisch vorrätig sein oder per Beamer zentral an eine Leinwand projiziert werden. Idealerweise stehen für die Abschlusspräsentationen ausreichend Pinnwände oder Wandabschnitte zur Verfügung, um die Arbeitsergebnisse visualisieren zu können.

Die Dauer eines World Cafés ist flexibel. Für einen Workshop mit drei Themenrunden ist ein Zeitfenster von etwa zwei Stunden notwendig: Die Gesprächsrunden selbst sollten etwa 15 bis 20 Minuten dauern; die Wechsel zwischen den Runden benötigen erfahrungsgemäß jeweils 2 bis 3 Minuten. Für die Eröffnung des World Cafés einschließlich der Erklärung des Ablaufes und der Ziele sollten etwa 10 Minuten, für die Abschlussrunde zur Vorstellung der einzelnen Arbeitsergebnisse etwa 30 Minuten kalkuliert werden.

Durchführungsphase

Anders als im Wiener Kaffeehaus werden im Workshop die zu besprechenden Themen vorgeben. Abhängig von Zielen, Teilnehmergruppen, verfügbarer Zeit oder der Location kann ein World Café strukturiert werden in:

  • Serielle Themen

Alle Thementische bearbeiten pro Gesprächsrunde dieselbe Frage-/Problemstellung, die zum Beispiel als Kärtchen auf den Tischen oder zentral über einen Beamer bekanntgegeben wird. Diese klassische Variante bietet sich immer an, wenn die Teilnehmergruppe sehr heterogen besetzt oder hinsichtlich ihres Wissenstandes schwer einschätzbar ist und ausreichend zeitliche und räumliche Kapazitäten zur Verfügung stehen.

  • Parallele Themen

Bei konkreten Problemstellungen, bekannter Teilnehmendenkonstellation bzw. bei eingeschränkten räumlichen Kapazitäten können gleichzeitig die unterschiedlichen Frage-/Problemstellungen an mehreren Thementischen parallel bearbeitet werden. Die Wechsel nach der jeweils festgelegten Zeitspanne bleiben unverändert. Idealerweise werden so viele Runden durchgeführt wie Fragestellungen vorhanden sind. Es empfiehlt sich, nicht mehr als drei Runden durchzuführen!

Nach der Eröffnung und festgelegten Rundenzeit zerstreuen sich alle Kleingruppen und finden sich zu neuen Gesprächsrunden an anderen Tischen zu einer anderen (vorgegebenen) Fragestellung zusammen. Die bereits auf der Tischdecke dokumentierten Ergebnisse der vorherigen Gruppe können als Impuls oder Einstieg genutzt, weiter ausgearbeitet oder auch verworfen werden.

Abschlussphase

Die zufällig entstandenen Kleingruppen haben sich untereinander idealerweise kennengelernt, ausgetauscht, ihr Wissen geteilt, Lösungen erarbeitet und Ideen entwickelt. Die wichtigen Gesprächspunkte sind auf die extra dafür vorgesehene weiße Tischdecke aufgemalt, geschrieben oder gescribbelt. Am Ende des World Cafés werden die Ergebnisse vorgestellt und geteilt – die letzte am Tisch befindliche Gruppe stellt jeweils allen anderen Teilnehmern/-innen vor, was über die Gesprächsrunden hinweg auf den Tischdecken dokumentiert wurde.

Ausblick

Die vorgestellten, im World Café gemeinsam entwickelten Ideen, Ergebnisse, Lösungsansätze oder neuen Fragestellungen können als Einstieg in weitere, konkrete Veränderungsmaßnahmen genutzt werden.


Zusammenfassung

Methode: World Café
Merkmale: Geeignet für größere Gruppen in Café-Atmosphäre.
Ziele: Kreativität, Motivation, Kommunikation, Innovation


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