Das Coronavirus verändert aktuell fast alles, auch die Arbeit. Viele Unternehmen haben das Personal in Heimarbeit (Homeoffice) geschickt. Die Folge: Das Coronavirus führt zu einer Zunahme digitaler Arbeitsweisen. Damit die interne Kommunikation nicht darunter leidet, haben wir Kommunikationstools für Sie zusammengestellt, damit Sie in Zeiten des Coronavirus‘ aus der Not eine Tugend machen können.
Die im Folgenden vorgestellten Tools sind in vielen Unternehmen besonders verbreitet, und können von kleinen und mittleren Unternehmen schnell und meist ohne spezielle IT-Unterstützung eingeführt werden. Die Reihenfolge der beschriebenen Tools folgt dabei keiner Priorisierung der Programme.
Slack
Slack ist ein Kommunikationsdienst für Mitarbeitende, die sich an unterschiedlichen Standorten aufhalten. Slack funktioniert im Prinzip wie Whatsapp oder Facebook Messenger. Alle Mitarbeitenden erhalten ein eigenes Profil und können sowohl in der Desktop-Version als auch in der App auf dem Smartphone kommunizieren. Zur besseren Orientierung können thematische Channels (Kanäle) eingerichtet werden. So ist die Arbeit und die Kommunikation untereinander immer transparent – auch abteilungs- und aufgabenübergreifend. Laut Statista nutzen bereits mehr als zehn Millionen Menschen weltweit Slack. Durch die Verknüpfung mit anderen Tools zum Beispiel mit Google Drive ist eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten auch im Homeoffice möglich. Slack bietet eine kostenlose Version mit Einschränkungen und eine kostenpflichtige Version ohne Einschränkungen an.
Telegram
Telegram ist ein cloudbasierter Messenger. Der Messenger ist geräteunabhängig und funktioniert auf dem Smartphone, Tablet und Desktop. Dateien wie Video und Bilder können geteilt und in der Cloud gespeichert werden. Telegram ist unter anderem für seine Datensicherheit bekannt. Nutzende haben zudem die Möglichkeit, eine zweistufige Anmeldung, ähnlich wie Online-Banking, zu aktivieren. So haben Telegram-User immer die Kontrolle über ihre Kommunikation.
Wickr
Eine Alternative bietet auch der Dienst von Wickr. Der Aufbau ähnelt Slack. Personen können auch hier Dateien, Bilder und Dokumente teilen und Ton-Dateien weiterleiten oder Videokonferenzen abhalten. Das Unternehmen gibt an, besonders sensibel mit Daten umzugehen. Das heißt: Alle Benachrichtigungen werden nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht. Die App ist für Android- und iOS-Geräte kostenlos erhältlich. Wickr Pro für Unternehmen ist hingegen ein kostenpflichtiger Dienst mit einer 30-tägigen, kostenlosen Testversion.
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Circuit
Mit Circuit können Unternehmen Dateien versenden, ihren Bildschirm teilen und Videos und Nachrichten in Echtzeit versenden. In einem virtuellen Meeting-Raum stehen Mitarbeitenden alle Funktionen für eine gemeinsame Kommunikation zur Verfügung. Ein Filter vereinfacht die Suche nach Personen oder nach Suchbegriffen. E-Mails und Termine können mit Outlook synchronisiert werden.
Microsoft Teams
Mit „Microsoft Teams“ kommen Personen ebenfalls in einem virtuellen Raum zusammen. Microsoft Teams ist ein Teil von Office 365. Das bedeutet: Wenn Unternehmen ohnehin mit Office 365 arbeiten, können alle Mitarbeitenden „Teams“ benutzen. Alle Teilnehmenden haben zudem über die Cloud Zugriff auf ihre Dokumente und Dateien. In Corona-Zeiten macht das Unternehmen Teams für alle verfügbar.
Threema
Eine weitere Möglichkeit intern mit Mitarbeitenden zu kommunizieren, ist Threema. Mit Threema können Mitarbeitende Textnachrichten versenden, Dateien teilen oder telefonieren – und Nutzende können auf Threema sogar Umfragen erstellen. Dabei legt das Unternehmen besonders Wert auf Datenschutz. Statt einer Rufnummer dient die Threema-ID zur Identifi-zierung. Der Dienst verschlüsselt die Kommunikation und hat keine zentrale Speicherung für personenbezogene Daten. Threema ist nicht kostenlos verfügbar.
Mattermost
Mattermost ist eine kostenlose Kommunikationsplattform für Einzelpersonen und Gruppen. Auch bei Mattermost werden die Chats in Kanälen organisiert. Die Funktionen sind im Wesentlichen: Kalenderverwaltung, Projektmanagement, Videokonferenzen, Kommunikation in Echtzeit. Mattermost können Sie auf dem Server Ihres Unternehmens bereitstellen, damit alle Mitarbeitenden Zugriff darauf haben. Alternativ ist es auch möglich, Mattermost gegen Gebühr bei Amazon oder Google hosten zu lassen.
Tools zur Förderung der virtuellen Zusammenarbeit – welches eignet sich für mich?
Rocket.Chat
Ähnlich wie Mattermost funktioniert auch Rocket.Chat. In Kanälen organisiert, können Nutzende in Echtzeit kommunizieren. Rocket.Chat garantiert schnellen Wissensaustausch durch die Möglichkeit, Dokumente zu teilen, Videos einzubinden oder Links zu versenden.
Google Hangouts
Bei Google Hangouts handelt es sich um den Messenger von Google. Um Hangouts nutzen zu können, benötigen Mitarbeitende einen Google-Account. Über Hangouts kann man Texte schreiben, Dateien teilen und Videoanrufe tätigen. Der Messenger kann gleich mit mehreren Diensten von Goolge wie Kalender oder Mail verknüpft werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die keinen Google-Account haben wollen, können die Nachrichten per SMS bekommen.
Homeoffice mit Regeln
Vor- und Nachteile haben alle Messenger-Tools. Unternehmen müssen daher zunächst Regeln aufstellen, damit die Kommunikation funktioniert. Für Videokonferenzen sollten beispielsweise feste Zeiten ausgemacht werden. Die Tools können auch dafür sorgen, dass die Arbeitszeiten ausgedehnt werden. Wie schnell sollte man beispielsweise auf eine Nachricht reagieren? Unternehmen müssen daher festlegen, wie lange Mitarbeitende erreichbar sein sollen. Klar ist, Kommunikation-Tools sorgen dafür, dass dezentrales Arbeiten in vielen Bereichen erleichtert wird.
Weitere Vorschläge und Erfahrungen mit anderen Tools greifen wir gerne auf. Schreiben Sie uns (kontakt@kompetenzzentrum-kommunikation.de), sodass wir die vorliegende Liste weiter ergänzen können.
