Umsetzungsprojekt
Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen nicht greifbar. Daher ist es wichtig, sich dem Thema Schritt für Schritt zu nähern, um für sich selbst ein Verständnis und Sicherheit zu entwickeln. So ergeht es auch der Spezialpraxis für Handchirurgie von Dr. Heike Arnold. Sie ist offen für digitale Anwendungen, der Mehrwert muss allerdings erkennbar sein. Folgende Themen standen im Fokus: Bessere Betreuung von Patient:innen und eine neue Software für die Verwaltung.
Übersicht des Projektstatus
- Ausgangslage
- Herausforderung
- Ideen & Bedenken
- Hilfe durch das Kompetenzzentrum
- Lösungen
- Ergebnis
AUSGANGSLAGE
Frau Dr. Heike Arnold ist Fachärztin für plastische- rekonstruktive- und ästhetische Chirurgie in der Rhein-Main-Region. Ihre Facharztpraxis ist spezialisiert auf ambulante Chirurgie. Sie versorgt und behandelt zusammen mit ihrem fünfköpfigen Team Patient:innen im Bereich Handchirurgie, gut- und bösartige Hauttumore, Schlupflider/Oberlidstraffung und Männerbrust/Gynäkomastie.
Aktuell ist die Situation durch die Pandemie angespannt. Hygienemaßnahmen führen zu mehr Belastung innerhalb des Teams. Für Frau Arnold ist es deshalb wichtig, Praxisabläufe so zu optimieren, damit Zeit eingespart werden kann.
HERAUSFORDERUNG
„Die Pandemie war und ist ein Treiber der Veränderung. Die aktuellen administrativen Prozesse nehmen mindestens 30 Prozent unserer Zeit ein und zusätzliche Arbeiten entstehen durch die Einhaltung der Hygienemaßnahmen“, sagt Frau Dr. Arnold.
Diese zusätzlichen Arbeiten haben dazu geführt, dass innerhalb der Praxis eine starke innere Anspannung und auch Verunsicherung bei den Mitarbeiter:innen entstanden ist. Weiterhin bestehen sehr viele zeitintensive Prozesse, die dringend digitalisiert werden müssen, um mehr Zeit für die Beratung und Behandlung der Patient:innen zu haben.
IDEEN UND BEDENKEN
Doch die Digitalisierung ist für mich ein enormer Stressfaktor, der mir Angst bereitet“, sagt Frau Arnold. Im Rahmen der Zusammenarbeit unterstützt das Kompetenzzentrum Kommunikation zusammen mit dem Kompetenzzentrum Rostock das Team der Chirurgischen Praxis dabei eine andere Perspektive gegenüber dem Thema Digitalisierung einzunehmen, indem schrittweise Chancen der Digitalisierung aufgezeigt wurden, um Sicherheit im Umgang mit dem Thema zu gewinnen.
HILFE DURCH DAS KOMPETENZZENTRUM
In einem ersten Workshop wurde eine Bedarfsanalyse durchgeführt mit dem Ziel, ein Umsetzungskonzept für die Ausgestaltung von zukünftigen Online-Seminaren, Marketingvideos und Podcasts zur Vor- und Nachbetreuung von Patient:innen zu gestalten. Um die aktuelle Situation besser einordnen zu können, führten wir ein Interview mit Frau Arnold. Anschließend entwickelten wir aus den Anforderungen ein Sollkonzept für die zukünftige Gestaltung der digitalen Vor- und Nachbetreuung von Patient:innen. Das Konzept haben wir in drei Teilbereiche gegliedert: Rahmenbedingungen vor der Produktion, während der Produktion und nach der Produktion. Dies war Grundlage für ein pilothaftes Vorgehen in der Praxis.
Mit der Frage „Wie arbeiten wir momentan?“ haben wir in einem zweiten Workshop den Digitalisierungsstand der Praxis untersucht. Dafür haben wir die vorhandene Software und Technologien analysiert sowie die Arbeitsroutinen des Teams untersucht. Anschließend wurden Baustellen und Optimierungsbedarfe identifiziert. Diese Grundlage diente zur Ausgestaltung von Ideen sowie dem Benennen von Anforderungen an zukünftige digitale Tools.
Frau Arnold und ihr Team hatten bereits zahlreiche Ideen und Wünsche im Gepäck, die im Workshop gewinnbringend aufgegriffen wurden. Wichtig war dem Team vor allem eine Digitalisierung der Praxisverwaltung sowie die Implementierung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb des Teams und mit Patient:innen. In einer Digitalisierungsroadmap wurde im Anschluss eine Priorisierung der gesammelten Aspekte vorgenommen, um den Weg zur digitalen Arztpraxis zu visualisieren.
„Was mir vor allem eine besondere Sicherheit gegeben hat, ist Eure Unabhängigkeit. Nie musste ich mich fragen: will das Kompetenzzentrum mir das nur verkaufen oder ist es wirklich sinnvoll für mich?“, sagt Frau Heike Arnold.
Die Priorität liegt für die Praxis aktuell darauf, ein anderes Patientenverwaltungssystem einzuführen, das alle relevanten Arbeitsabläufe digital abbildet. Außerdem wurde die Idee entwickelt ein Praxiswiki aufzubauen, um einen zentralen Ort für die Bündelung von Wissen bereitzustellen. Diese Umsetzung wird jedoch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
LÖSUNGEN
Eine Praxisverwaltungssoftware (kurz PVS) gehört mittlerweile zur Grundausstattung einer modernen Arztpraxis. Sie unterstützt effektiv und sicher beim Praxismanagement. Sämtliche Abläufe und Dokumentationen können mit Hilfe einer PVS digital abgebildet werden. Die Vorteile liegen hierbei auf der Hand. Eine PVS schafft optimale Arbeitsbedingungen für Ärzt:innen und Personal sowie verbesserte Serviceleistungen für Patient:innen. Zudem kann der:die Ärzt:in mehr Zeit für den Patient:innen aufbringen und auch die Mitarbeiter:innen spüren eine Entlastung in ihren Arbeitsläufen, da die Automatisierung vieler Anforderungen Freiräume ermöglicht.
Die kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt Unternehmen eine Zugangsliste mit möglichen Praxisverwaltungssoftwares öffentlich zur Verfügung und gibt damit Orientierung auf dem Weg zur digitalen Praxisverwaltung. Die aufgeführten Softwareanbieter wurden alle von der KBV auf Grundlage von bundeseinheitlichen Standards geprüft und ermöglichen ein problemloses Einlesen von elektronisch erstellten Abrechnungen sowie der Weiterverarbeitung.
ERGEBNIS
Gemeinsam mit Frau Dr. Arnold wird aktuell geprüft, ob es eine neue Softwarelösung gibt, welche die gewünschten Anforderungen abdeckt oder die bestehende Softwarelösung durch weitere Dienstleisterangebote erweitert wird. Frau Arnold und ihr Team befinden sich derzeit im Entscheidungsprozess und beraten darüber, welchen Weg sie für sich und ihre Praxis einschlagen. Nach dem sich die Praxis für einen Weg entschieden hat, unterstützen wir Frau Dr. Arnold und ihr Team bei weiteren Umsetzungsvorhaben.
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