Stellen Sie sich auch die Frage: „Wie kann ich als KMU Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben und Prozesse optimieren ohne dabei die Belegschaft zu überfordern?“ Dann sollten Sie weiterlesen. Denn mit unserer Methode „Digitalisierungsreise“ finden Sie die Lösung für beides. Das Beispiel des Gebäudeservices WEIKAMM zeigt wie es geht.
Übersicht des Projektstatus
- Ausgangslage
- Herausforderung
- Ideen & Bedenken
- Hilfe durch das Kompetenzzentrum
- Lösungen
- Ergebnis
AUSGANGSLAGE
Das Unternehmen WEIKAMM GmbH wurde 1965 gegründet. Der Hamburger Gebäudeservice hat heute einen weiteren Standort in Berlin und beschäftigt knapp 900 Mitarbeiter/-innen. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf die Bedürfnisse seiner Belegschaft und Kunden/-innen. Zudem ist dem Familienunternehmen die hohe Leistungsfähigkeit des ganzen Teams sehr wichtig, weswegen sie die Sorgen und Ängste der Reinigungskräfte bezüglich Digitalisierung ernst genommen werden.
HERAUSFORDERUNG
Die größten Herausforderungen des Unternehmens lagen bei der Umstellung von analogen auf digitale Prozesse, wie zum Beispiel von Papier-Arbeitsplänen und Papier-Stundenzetteln. In der Vergangenheit war es nicht gelungen, digitale Lösungen an die Reinigungskräfte heranzuführen. Die digitalen Möglichkeiten wurden von manchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eher umgangen. Hinzu kamen hohe Fluktuation und Sprachbarrieren bei den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.
IDEEN UND BEDENKEN
Die größte Herausforderung sah das Unternehmen bei der Mitnahme seiner Mitarbeiter/-innen. Wie konnte man in der Belegschaft die Sorgen abschaffen, dass sie sich überfordert, übergangen oder kontrolliert fühlt durch die Einführung digitaler Mittel? Wie könnte man für Akzeptanz bei allen sorgen, Hemmschwellen überwinden und gleichzeitig Prozesse digitalisieren und verbessern?
HILFE DURCH DAS KOMPETENZZENTRUM
Die WEIKAMM GmbH wurde durch die Handwerkskammer Hamburg auf einen gemeinsamen Wettbewerb der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren Hamburg und Kommunikation aufmerksam, bei dem sich Unternehmen um einen individuellen Workshop bewerben konnten. Nach der Auswahl fand ein Erstgespräch statt, in dem die Situation erfasst und ein halbtägiger Workshop geplant wurde. Im Workshop selbst wurde die Digitalisierungsreise angewendet. Es handelt sich dabei um eine von der Berlin Digital Group (BDG) für das Kompetenzzentrum Kommunikation entwickelte Methode, die Problemstellungen von Unternehmen gemeinschaftlich löst. Die „Digitalisierungsreise“ beinhaltet ein praxisorientiertes, intuitives Vorgehen, das unterschiedliche Problemstellungen von Unternehmen, wie zum Beispiel Prozessoptimierung, Produktinnovation oder die Erhöhung von Reichweite, in den Blick nimmt.
Konkret wird durch die Digitalisierungsreise ein Perspektivenwechsel ermöglicht. Dieser erlaubt es, eine Problemstellung aus einer anderen Sicht zu betrachten und innerhalb eines festgelegten Zeithorizonts zu durchlaufen. So erhalten die Teilnehmer/-innen neue Erkenntnisse über die jeweilige Zielgruppe. Bei der WEIKAMM GmbH wurde der Perspektivenwechsel aus der Sicht einer neuen Reinigungskraft durchgeführt sowie mit der des Unternehmens. Dadurch wurden Bedürfnisse und Hemmschwellen der Mitarbeiter/-innen identifiziert und neue Ansatzpunkte bezüglich Digitalisierung und Innovation fokussiert.
LÖSUNG
Ein vorgeschlagener Lösungsansatz im Workshop war zum Beispiel, Erklärvideos für Mitarbeiter/-innen einzuführen, anstelle ihnen zu viele Seiten Text auszuhändigen. Auch sollten die nötigen Einarbeitungsdokumente insgesamt weniger Text und stattdessen bildliche Darstellungen enthalten, so ein Vorschlag. Damit wäre die Einarbeitung für viele leichter zugänglich, auch für Menschen unterschiedlicher Muttersprachen (siehe Graphik).
Als Vorlage hierzu dienten die Aufbauanleitungen eines schwedischen Möbelhauses, die ebenfalls ohne Text auskommen und nur mit Bildern arbeiten. Diese Lösung würde nicht nur die Einarbeitung von neuen Reinigungskräften vereinfachen, sondern auch die Anzahl der analogen Prozesse reduzieren.
Zudem würde die Belegschaft davon profitieren, wenn sie durch die Videos ein Nachschlagewerk hätten, das sie bei Bedarf schnell einsehen und sich somit so über das Verhalten bei Gefahrenstoffen informieren könnten. Bereitgestellt würden diese Videos auf Tablets, deren Einführung ohnehin geplant war. Gleichzeitig könnten auch Raumpläne und vieles mehr digital hinterlegt werden – aus der Sicht der Reinigungskräfte, die auch am Workshop teilnahmen, eine große Erleichterung bei der Arbeit. Die Einbeziehung aller Hierarchien in den Workshop ermöglichte den Führungskräften eine neue und innovative Sicht auf die Prozesse im Unternehmen.
Ergebnis
Im Rahmen des Workshops haben die Mitarbeiter/-innen viele der neuen Umsetzungsideen selbst erarbeitet. Ihre positiven Erfahrungen führten außerdem zu Offenheit gegenüber Neuem und einer erhöhten Akzeptanz der Digitalisierungsschritte. Viele analoge Prozesse konnten bereits zeitnah digitalisiert werden.
Auch die Idee von der Einführung der Videos statt Einarbeitungsdokumenten wurde angegangen: direkt nach dem Workshop wurden 2 Mitarbeiter benannt, die sich um das Thema „Tablet“ kümmern sollten. Da die Handlungsanweisungen in den Videos inzwischen sprachunabhängig gestaltet worden sind, konnte auch das Problem von Sprachbarrieren gelöst werden. Ein entscheidendes Ergebnis ist auch, dass das Unternehmen nun digitaler aufgestellt ist und durch die Prozessoptimierung effizienter arbeiten kann.
Do’s und Don’ts
- Sich in verschiedene Sichtweisen hineinversetzen durch Perspektivenwechsel
- Die Belegschaft für Digitalisierung und Innovation begeistern über die Anwendung intuitiver Methoden
- Kreativität bei der Entwicklung von Ideen in den Vordergrund stellen
- Viele, zu theoretische Methoden verwenden
- Vorteile von digitalen Lösungen nicht ausreichend kommunizieren
