Effektiv zusammenarbeiten – mehr als „Video-Telefonie“

Zoom, webex, skype und Co. ermöglichen Video-Telefonie und den Austausch und die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen sowie mit Kund/-innen und Lieferanten. Effektiv virtuell zusammenzuarbeiten setzt aber mehr voraus als die routinierte Be-Nutzung dieser virtuellen Kommunikationswerkzeuge.

„Störer“ bei der digitalen Zusammenarbeit

Effektives (Zusammen-) Arbeiten oder Smart Working bedeutet, sich der Einflüsse von „Störern“ und „Zeitfressern“ bewusst zu werden – diese begegnen uns sowohl in der analogen Routine als auch in der digitalen Arbeitswelt wie Video-Telefonie.

Klassische „Störer“ sind  selbst- oder fremdgeschuldete Ablenkungen während der konzentrierten Arbeit  –  Telefonanrufe, das Aufblinken von E-Mails oder Nachrichten auf dem (privaten) Smartphone, ein ins Arbeitszimmer stürmender Kollege. Was kann man dagegen tun? Mit einfachen Maßnahmen lassen sich diese „Störer“ reduzieren:

• Setzen Sie Ihr Telefon bzw. Smartphone in den „Ruhemodus“, sodass Anrufe und eingehende Nachrichten nicht angezeigt werden.
• Tragen Sie Termine oder Zeiträume, in denen Sie konzentriert arbeiten möchten, in Ihren digitalen Kalender ein, ggf. mit dem Termintitel „Nicht stören“.
• Bieten Sie Ihren Kontakten an, sich Gesprächstermine mit Ihnen individuell zu buchen – das Tool calendly etwa zeigt potenziellen Gesprächspartnern Ihre verfügbaren Zeitfenster an und ermöglicht digital die Terminfindung, ohne Sie zu stören.
• Ablenkungen (durch Kinder und Familie) im Homeoffice lassen sich nicht komplett ausschließen, reduzieren aber schon – zum Beispiel kann eine demonstrativ geschlossene „Büro-Tür“ bedeuten, dass man nicht gestört werden darf.

Neben den „Störern“ kosten aber vor allem die sogenannten „Zeitfresser“ ein hohes Maß an Effektivität und Produktivität in der täglichen Arbeit.

Zeitfresser E-Mail

Bekannte „Zeitfresser“ sind das Lesen von Mails, das „Surfen“ im Internet (obwohl man doch nur mal eben gezielt etwas Konkretes recherchieren wollte), der (telefonische) Plausch mit der/dem Kolleg/-innen, der eigene Hang zum Perfektionismus … und nicht zuletzt unendlich viele unendlich lange Meetings …

Den Zeitfressern beizukommen ist nicht unmöglich, setzt aber (Selbst-) Disziplin voraus:

• Platzieren Sie eine analoge Uhr in Ihr Blickfeld, um visuell zu erleben, wie viel Zeit sie mit „Surfen“ verschenkt haben. Alternativ helfen sogenannte „Timer“ – diese Zählwerke sind auf jedem Smartphone vorhanden. Stellen Sie sich für Online-Recherchen selbst ein maximales Zeitfenster ein.
• Gleiches gilt für Telefongespräche, sei es mit Kund/-innen oder dem Team – weisen Sie Ihre Gesprächspartner freundlich auf Ihre verfügbare Zeit hin.
• Eine der größten Zeitfenster stellt das Lesen von E-Mails dar. Insbesondere unternehmensintern lässt sich die E-Mail-Flut eindämmen durch die Nutzung von sogenannten „Messengern“
• Zur Teamkommunikation und zur zentralen Ablage von Dokumenten eignen sich Dokumentenmanagementsysteme mit integrierten sogenannten Collaborations-Tool. Das gemeinsame Arbeiten an einem zentralen Dokument reduziert nebenbei merklich den Zeitfresser „Suchen nach der aktuellsten Datei-Version“.
• Verlieren Sie sich nicht in Details – für die Erledigung Ihrer Aufgaben können Sie sich eine einfache To-Do-Liste anlegen; um den Blick für das Wesentliche nicht zu verlieren oder Zeit mit den „letzten 2 Prozent“ zu vergeuden, schreiben Sie einfach ein „NOT-to-do-Liste“.
• Setzen Sie Prioritäten – mit der „Eisenhower-Matrix“ sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit: Sind Aufgaben
  • Dringend und wichtig? Erledigen Sie diese!
  • Unwichtig aber dringend? Delegieren Sie diese!
  • Wichtig aber nicht dringend? Nehmen Sie diese als To-Do auf.
  • Unwichtig und nicht dringend? Schreiben Sie sie in Ihre NOT-to-do-Liste

Auch Meetings können viel Zeit fressen

Der Zeitfresser „Meetings“ ist mit ca. 20 Wochenstunden immer noch einer der größten Effektivitäts-Killer. Wie kann man dem begegnen? An erster Stelle stehen grundsätzliche Fragen: „Muss das Meeting eigentlich wirklich sein? Wer muss wirklich am Meeting teilnehmen?“ Häufig sind Meeting-Einladungen und Teilnahmen nicht nutzbringend, sondern eher eine „Tradition“ … man nimmt eben teil, weil man schon immer teilgenommen hat.

Natürlich sind nicht alle Meetings überflüssig – Zeit fressen sie trotzdem regelmäßig. Gründe dafür liegen in der Regel in mangelhafter Vorbereitung und Struktur des Meetings – egal ob analog in Präsenz oder virtuell. Eine Lösung für gut strukturierte, effektive Meetings kann das Format „Lean-Café“ sein.

Ein Lean-Café bietet in einem festgelegten Zeitfenster den Raum für die Bearbeitung von Themen, die für die Teilnehmenden aktuell relevant sind. Durch die methodische Meeting-Struktur gelingt es, Themen fokussiert zu bearbeiten und zu Ergebnissen zu führen, kommunikativ auf den Punkt zu kommen und so Freiräume für die ergebnisorientierte Umsetzungs-Arbeit zu gewinnen. Ein Lean-Café lässt sich sowohl analog als auch digital ohne zusätzliche Aufwände umsetzen. Lean Cafés eigenen sich sowohl für spontane als auch regelmäßige Meetings.

Die obenstehende Liste an Störern, Zeitfressern und Werkzeugen erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – vielmehr soll sie als Impuls dienen, weitere interessante Lösungsansätze und hilfreiche (digitale) Werkzeuge zu sammeln. Sie haben Erfahrungen oder Ideen, wie die (digitale) Zusammenarbeit besser gestaltet werden kann? Dann freuen wir uns auf Ihre Anregungen!