Umsetzungsprojekt
Bei der Gründung eines Unternehmens ist die Unternehmensgröße meist überschaubar. Es gibt wenige Beschäftigte und jeder kümmert sich um Alles. Viele Tätigkeiten werden mit einer allgemeinen Bürosoftware durchgeführt. Im Laufe der Zeit wächst das Unternehmen, die Anzahl der Abteilungen und die Abstimmungsprozesse werden komplexer. Irgendwann stellt man fest, dass es zu viele Brüche zwischen den Informationsflüssen gibt und einzelnen Abteilungen eigene Insellösungen benutzen. Häufig fehlt es an Transparenz, wie sie z.B. eine integrierte Lösung bietet.
Das ist in der Regel der Zeitpunkt, in dem Unternehmen dann nach einer übergreifenden Unternehmenssoftware suchen. Wie schafft man es aber, die richtigen Funktionalitäten auszuwählen oder Prozesse zu identifizieren, die mithilfe der Software abgedeckt werden sollen? Andererseits darf aber die Komplexität nicht so ausufern, dass die Einführung der neuen Software übermäßig Aufmerksamkeit, Zeit und Geld verschlingt. In diesem Artikel erhalten Sie verschiedene Tipps, wie Sie bei der Suche nach einer neuen Software-Lösung am besten vorgehen können.
Übersicht des Projektstatus
- Ausgangslage
- Herausforderung
- Hilfe durch das Kompetenzzentrum
- Lösungen
AUSGANGSLAGE
Die Alutrim Europe GmbH (Kyritz in Brandenburg) ist ein Automobilzulieferer, der sich vor allem auf die Fertigungstechnologie konzentriert. Zusammen mit einem Partnerwerk in China liefert Alutrim qualitativ hochwertige Echtmetall-Zierteile an große Automobilhersteller, Tier 1 und die Konsumgüterindustrie. In den letzten sieben Jahren konnte das Unternehmen durch den Gewinn zahlreicher neuer Serienprojekte schnell wachsen und die Zahl der Mitarbeiter stieg von 50 im Jahr 2013 auf 180 im Jahr 2021. Durch das rasante Wachstum sind verschiedene Prozesse des Unternehmens stark belastet worden; es gibt keine durchgängige Systemunterstützung. Alutrim wollte mit Hilfe unserer Expert:innen verstehen, welche Software für das Unternehmen mit dessen gestiegenen Komplexität und Größe am besten geeignet ist.
HERAUSFORDERUNG
Wie bei jedem schnell gewachsenen Unternehmen ist Zeit bei der Alutrim Europe GmbH Mangelware – alle Beschäftigten sind stark eingebunden. Zusätzlich ist der Automobilzulieferer an zahlreiche Regeln seitens der Kundschaft gebunden.
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation wurde deshalb um Hilfe bei Gestaltung und Abwicklung der Softwareauswahl gebeten. Die ideale Software-Lösung sollte das Management der Dokumente die Bewältigung der Aufgaben wie auch die Produktionsprozesse abbilden. Wie das im Detail aussehen könnte, war nicht klar.
HILFE DURCH DAS KOMPETENZZENTRUM
Unser Kompetenzzentrum konzipierte zwei Workshops mit der Alutrim Europe GmbH, an denen die Leiter der betroffenen Bereiche (Produktion, Werkstatt, IT, Entwicklung und Geschäftsführer) teilnahmen.
Im ersten Workshop wurden zunächst die Anforderungen (bei IT-Projekten auch „Requirements“-Aufnahme genannt) der verschiedenen Bereiche gesammelt. Jede:r sollte zunächst in einem offenen Brainstorming sagen, welche Funktionalitäten idealerweise von der Software geleistet werden sollen. Danach wurden systematisch folgende Aspekte besprochen:
- Welche Aktivitäten/Informationen/Prozesse sollen künftig digital ablaufen?
- Welche technischen Voraussetzungen sollte ein System bieten, um Alutrim heute sowie in Zukunft optimal unterstützen zu können?
- Was würde die Nutzung eines Systems ausschließen?
- Welche Erweiterungsoptionen sollte es mit Blick auf die Zukunft geben?
Zu jedem Punkt wurden einzelne Anforderungen aufgelistet und anschließend durch das Team mit Prioritäten versehen. Auf Basis dieser Anforderungen wurde im nächsten Schritt den Teilnehmenden unterschiedliche Anbieter von Softwarelösungen genannt, die als Hausaufgabe analysiert werden sollten. Dazu erhielten sie eine einfache Tabelle, in der sie zu den jeweiligen Kriterien eine Ziffer (auf einer vorher besprochenen Skala) eintrugen, die indizieren sollte, in welchem Ausmaß die Anforderung durch die Software abgedeckt wird.
Im zweiten Workshop stellten alle Teilnehmenden ihre Rechercheergebnisse vor. Dabei erzählten sie auch, wie es ihnen bei der Recherche ergangen war.
„Ich bin mir sicher, dass keines der Systeme alle unsere Anforderungen abdecken kann. Das ist meine Erkenntnis.“
Mario Wettstädt, IT-Leiter Alutrim Europe GmbH
Kollegen von Herrn Wettstädt ergänzten, dass die Aufgabe sehr interessant gewesen sei, da man auf diese Art einmal selbst erfährt, wie schwierig die Suche nach der passenden Software sei.
„Ich hatte das vorher zufällig bei einer anderen Firma schon gesehen und fand es sehr interessant und auch vielversprechend für einige unserer Aufgaben, aber insgesamt ist es zu leichtgewichtig für uns.“
Lutz Klinkner, Geschäftsführer Alutrim Europe GmbH
Anschließend wurde die Gesamtanalyse vorgestellt und besprochen. Die im ersten Workshop genannten Anforderungen, die Priorität und die recherchierte „Passgenauigkeit“ bekam nun eine übersichtliche Darstellung:
LÖSUNGEN
Die Sammlung von Anforderungen und deren anschließende Priorisierung und Gewichtung nennt man auch Nutzwertanalyse. Durch die einzelnen praktischen Schritte war es für das Unternehmen nun einfacher und übersichtlicher, diese zunächst einmal abschreckend wirkende Analyse durchzuführen. Sie hat den Vorteil, dass man, anhand vorher definierter Kriterien und deren Wichtigkeit für das individuelle Unternehmen, anschließend genau ablesen kann, welches System die besten Lösungen bietet – oder ob man notfalls sogar weitersuchen muss. Außerdem ist die Vorgehensweise sehr hilfreich, weil es bei Verhandlungen mit den Anbietern Orientierung bezüglich der Prioritäten in der Verhandlungstaktik gibt.
Der Workshop zeigte, dass es sich lohnt, einen Fokus auf einzelne Funktionalitäten zu legen. Einerseits wird der Austausch zur relativen Bedeutung der einzelnen Funktionalitäten angeregt, andererseits wird schnell deutlich, dass eine Software-Lösung, die jede kleinste Anforderung erfüllt, sehr teuer wäre und die ohnehin knappen Ressourcen zu stark binden würde.
Sehr positiv war auch das Feedback der Teilnehmenden nach dem Workshop:
Das war gut organisiert, sehr zielgerichtet und wir sind froh, eine Bestätigung erhalten zu haben.
Lutz Klinkner, Geschäftsführer Alutrim Europe GmbH
Do’s und Don’ts
- Bei komplexen Problemen versuchen, einzelne, machbare Schritte definieren
- Software sollte abteilungsübergreifend bzw. unternehmensweit diskutiert werden, um sicherzugehen, dass alle nötigen Prozesse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch gehört und abgedeckt wurden
- Eine Software einführen, ohne vorher die Prozesse sorgfältig analysiert zu haben
- Softwareprojekte aus dem Bauch oder aus einzelnem Erfahrungswissen heraus durchführen
- Zu viel Funktionalitäten auf einmal einführen
