In vielen kleinen und mittleren Unternehmen werden Arbeitsbeginn und –ende sowie Pausen immer noch auf dem guten alten Stundenzettel festgehalten. Dabei gibt es mittlerweile moderne digitale Tools, die die Zeiterfassung vereinfachen. Damit diese Tools erfolgreich eingesetzt werden können, ist es allerdings wichtig, das Vertrauen und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen und diese aktiv in die Gestaltung der Veränderung einzubeziehen. Das Studierendenwerk Hamburg hat die digitale Zeiterfassung einem umfangreichen Selbsttest unterzogen – mit wichtigen Erkenntnissen.
Digitale Zeiterfassung und Dokumentenmanagement können Zeit und Kosten sparen, indem Prozesse automatisiert werden. Ein erheblicher Vorteil für Unternehmen. Digitale Zeiterfassung entlastet aber auch Mitarbeiter/-innen. Sie ist genau und dient der besseren Überprüfbarkeit. So werden beispielsweise Überstunden minutengenau erfasst. Trotzdem reagieren Mitarbeiter/-innen meist skeptisch auf digitale Tools. Das Gefühl, vom Chef kontrolliert zu werden, kann zudem zu einem Vertrauensverlust führen. Dem Studierendenwerk Hamburg ist es daher wichtig, zu vermitteln, warum die digitale Zeiterfassung ein wichtiges Instrument für die Gehaltsabrechnung, Kalkulation und Personalplanung ist. Die Mitarbeiter/-innen werden technologisch geschult, offen und transparent beraten und aktiv durch den Veränderungsprozess begleitet.
Die Erfahrungen des Studierendenwerkes zeigen, dass diese Angebote von den Mitarbeiter/-innen sehr gut angenommen und als hilfreich betrachtet werden. Dennis von Fintel, Projektmanager im Studierendenwerk Hamburg, betont: „Das Wichtigste ist die Transparenz. Wenn die Kolleginnen und Kollegen verstehen, wieso wir Prozesse digitalisieren und den Mehrwert erkennen, tragen sie die Veränderungen mit.“
Je nach Größe eines Unternehmens kann es allerdings verschiedene Ansätze geben, um Mitarbeiter/-innen in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen. Mit welchen Maßnahmen die Betriebe ihre Belegschaft konkret „ins Boot holen“ können, müssen Unternehmen für sich selbst herausfinden. Das ist das Ergebnis eines virtuellen Workshops in Form einer Webkonferenz an dem von Dennis von Fintel und Michael Lange, Leiter Organisation und Revision im Studierendenwerk Hamburg, als Referenten teilnahmen. Die Veranstaltung wurde gemeinsam vom Mittelstand 4.0-Komeptenzzentrum Kommunikation und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg organisiert.
Ein weiterer zentraler Punkt des Projekts in Hamburg ist, das richtige Tool für die Zeiterfassung zu entwickeln. Eine besondere Herausforderung ist, abteilungsabhängige Lösungen der Zeiterfassung mit verschiedenen Schwerpunkten (Schichtdienst, Urlaub, Krankheit, etc.) zu finden.
Daten effizient managen – Einen Überblick für alle schaffen
Das Studierendenwerk in Hamburg hat ein auf das Unternehmen angepasstes Managementsystem aufgebaut. Der Bedarf ergab sich aus dem Mangel an Transparenz und der Unüberschaubarkeit vieler Daten und Dokumente.
„Durch die Digitalisierung von Prozessen ist uns erst klar geworden, dass es uns allen viel Arbeit erspart, wenn jeder Zugriff auf die Daten hat. Die gilt für die Projektarbeit mit vielen Verantwortlichen, aber auch im operativen Tagesgeschäft, wenn weniger Papier bewegt werden muss.“, so Dennis von Fintel.
Um eine praktikable Lösung zu finden, entschied sich das Studierendenwerk für ein dreistufiges System (Speichersystem, Dokumentenmanagement, Prozess-Steuerung).
- Das Speichersystem sichert Daten automatisch (Backupsystem) und steuert die Zugriffsrechte. So bleiben für alle Beteiligten auch bei Abwesenheit eines Kollegen alle Informationen verfügbar. Dies schafft einen besseren Überblick, sorgt auch für mehr Transparenz und eine geringere Fehlerquote innerhalb der Kommunikation.
- Das Dokumentenmanagement-System zielt darauf ab, alle Daten strukturiert aufzubereiten und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Prämisse dabei: es darf nicht länger als 20 Sekunden dauern, eine bestimmte Datei zu finden.
- Im Rahmen der Prozess-Steuerung soll erarbeitet werden, welches System sich gut für das Unternehmen eignet. Dabei sollte der Fokus vor allem darauf liegen, die Belegschaft nicht komplett aus der gewohnten Arbeitsumgebung zu reißen und bestehende Arbeitsabläufe zu berücksichtigen.
Inkompatibilitäten vermeiden
In all diesen Prozessen spielen Schnittstellen zwischen bereits vorhandenen Systemen und Vermeidung von Inkompatibilitäten eine zentrale Rolle. Hierzu hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg einen anwendungsorientierten Leitfaden entwickelt. Unternehmen können so analysieren, welche Werkzeuge bereits im Unternehmen vorhanden sind, bevor sie in neue Software investieren. Der Leitfaden unterstützt auch bei der Wahl der richtigen Software, die ein Betrieb zusätzlich zu der bereits vorhandenen Infrastruktur benötigt.
Die Erfahrungen des Studierendenwerkes Hamburg zeigen, dass sowohl digitale Zeiterfassung als auch effizientes Dokumentenmanagement als große Entastung für Mitarbeiter/ -innen dienen können und mehr Raum für Innovationen schaffen können. Wichtig dabei ist vor allem, zu entscheiden, welche Tools für das Unternehmen wirklich sinnvoll sind und die Mitarbeiter/ -innen von Beginn an in die Veränderung einzubeziehen.
Wenn auch Sie sich über anwendungsorientierte Lösungsansätze wie Dokumentenmanagement oder Digitale Zeiterfassung mit anderen Unternehmern/ -innen austauschen möchten, laden wir Sie herzlich zum nächsten Workshop-Termin zum Thema „Visionen für den digitalen Wandel“ ein.
Wenn Sie weitere Informationen zu technischen Software-Lösungen erhalten möchten, dann bekommen sie auf der Anbietermesse der Handwerkskammer Hamburg wertvolle Informationen.
