Unsere Kollegen/-innen vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin, Gemeinsam digital, haben kürzlich eine Umfrage unter kleinen und mittleren Unternehmen gestartet. Gefragt wurde, was sich KMU in der aktuellen Krisensituation wünschen und was sie brauchen, um ihre persönliche Digitalisierung voranzubringen. Ergebnis: Das relevanteste Digitalisierungsthema stellte mit knapp 74% der Umstieg ins Homeoffice dar. Das damit verbundene digitale Projektmanagement war für etwas weniger als die Hälfte der Befragten relevant, das Thema Online-Marketing spielte für knapp 35% eine Rolle und das Customer-Relationship-Management gaben rund 28% als wichtigen Punkt an.
Lesetipps zum Thema „Homeoffice“ finden Sie bereits in unserer letzten Ausgabe der digitalen Lesezeit „Heimarbeit Spezial“ sowie in unserer Themensammlung „Digitale Zusammenarbeit“. Deshalb beleuchten wir heute und in unseren folgenden Lesezeiten die anderen drei genannten „relevanten Digitalisierungsthemen“:
Heute: Digitales Projektmanagement Spezial
Vielleicht kennen oder nutzen Sie bereits – analog oder digital – agile Projektmanagement-Methoden wie Kanban oder Scrum? Vielleicht sogar unbewusst, ohne diese Namen zu kennen. Falls Sie die Methoden noch nicht kennen oder sich fragen, wie Sie bestimmte Projekte mit mehreren Personen – auch digital – gut steuern können, hier ein paar Tipps und Begriffsklärungen.
Was ist Kanban?
Die Kanban-Methode ist älter als Scrum und im Grunde sehr einfach in ihrem Ansatz. Um einen Projektprozess zu visualisieren, benutzt man ein übersichtliches Kanban-Board mit mindestens drei Spalten. Für Kanban sind das in der Regel: 1. To-Dos (Offene Aufträge), 2. In Progress (In Bearbeitung), 3. Done (Erledigtes).
Die To-Dos stehen in einer Spalte ganz links. Darin sind Dinge, die in der Zukunft gemacht werden sollen. In der Mitte ist eine Spalte für das, was gerade schon bearbeitet wird. Und rechts ist eine Spalte für abgeschlossene Aufgaben. „Im Gegensatz zu Scrum visualisiert Kanban den aktuellen Prozess, ändert diesen aber nicht signifikant“, so die t3n-Redaktion:
Was ist Scrum?
Auch Scrum ist eine Projektmanagement-Methode. Sie stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und wird gern für kreatives Zusammenarbeiten genutzt. Funktionierende Teamarbeit und Selbstorganisation sind bei dieser Methode besonders gefragt. Mehr zur Scrum-Methode gibt es zum Beispiel auf „Karrierebibel“.
Die Methoden Kanban und Scrum ähneln sich auf den ersten Blick. Auch Scrum nutzt ein übersichtliches Board, allerdings gibt es bei Scrum verschiedene „Nutzerrollen“. Wie diese aussehen können und warum dabei besonders Eigenmotivation wichtig ist, erklärt t3n sehr anschaulich im Artikel „Scrum-Praxis“. Und die Unterschiede zwischen den beiden Methoden Kanban und Scrum werden ebenfalls gut auf t3n in einem Beitrag von Dieter Petereit dargestellt.
Wichtig zu wissen ist, dass sowohl Kanban als auch Scrum „agile“ Projektmanagement-Methoden sind. Agil heißt: Nichts ist in Stein gemeißelt und das Projekt wird dynamisch, meistens von mehreren, mitgestaltet. Nicht jedes Projekt eignet sich dafür. Am Anfang des Projekts muss deshalb gut überlegt werden, ob Scrum bzw. Kanban Mittel der Wahl sind.
Was bedeutet „agil“ bezogen auf digitale Tools?
Projektbeteiligte bringen sich auch im digitalen Projektmanagement aktiv ein und gestalten das Projekt selbstorganisiert mit. Man ist sich bewusst, dass Projektprozesse angepasst werden können und zum Teil auch müssen. Das Zusammenarbeiten kann durch digitale Projektmanagement-Tools enorm erleichtert werden.
Ein bekanntes digitales Tool, das auf der Kanban-Methode basiert, ist zum Beispiel „Trello“. Die Trello-Basisversion ist kostenfrei – mehr Funktionen sind kostenpflichtig. In Trello arbeitet man zusammen, wie vor einer Pinnwand, an die man Zettelchen heftet – nur eben digital. Man kann Zettelchen umsortieren, Bemerkungen ergänzen oder anderen Personen zuweisen. Und schließlich erledigte Zettelchen in die Erledigt-Spalte (Done) verschieben. Außer Trello gibt noch viele andere digitale Tools. Zum Beispiel:
- Asana (Basic kostenfrei, mehr Funktionen kostenpflichtig)
- Zenkit (Deutscher Anbieter, Basic kostenfrei, mehr Funktionen kostenpflichtig)
- OpenProject (Self-Hosting kostenfrei, sonst kostenpflichtig)
- Microsoft Planner (Kostenpflichtig – Bestandteil von Office365)
Noch mehr Tools dieser Art finden Sie auch auf gruender.de:
Warum agile Methoden nicht nur für die Softwareentwicklung interessant sind
Agile Projektmanagement-Methoden erleichtern paralleles Arbeiten bei gleichzeitig gutem Überblick über ein Projekt. Wenn in ein Projekt mehr als drei Personen involviert sind, kommt die E-Mail-Kommunikation schnell an ihre Grenzen. Beim gemeinsamen (digitalen) Arbeiten geht es oft um Transparenz, vernünftiges Zeitmanagement und darum, Prioritäten zu setzen. „Wer macht was, bis wann?“ muss für alle klar und übersichtlich sein und deshalb am besten gut visualisiert werden. Probleme oder Engpässe werden so schneller sichtbar. Und wenn jemand krank wird, können Kolleg/-innen gut überblicken, wie der Projektstand ist. So versumpft wertvolles Wissen nicht in persönlichen E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter/-innen. Das ist in der erfolgreichen Steuerung von Projekten sehr entscheidend.
