Umsetzungsprojekt
Die Einführung neuer Technologien führt zu Veränderungen. Auf der einen Seite will das Unternehmen innovativer und wettbewerbsfähiger werden, auf der anderen Seite sind Mitarbeitende oft verunsichert. Eine von der Berlin Digital Group (BDG) für das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation entwickelte Methode kann helfen, der Digitalisierung im Unternehmen Anschub zu leisten und gleichzeitig das Personal mitzunehmen.
Übersicht des Projektstatus
- Ausgangslage
- Herausforderung
- Ideen & Bedenken
- Hilfe durch das Kompetenzzentrum
- Lösungen
- Ergebnis
AUSGANGSLAGE
haase & ruther GmbH ist ein traditionelles Heizungs- und Sanitärunternehmen bei Hamburg. Das Unternehmen hat sich bereits mit digitalen Lösungen beschäftigt und möchte sich stetig weiterentwickeln. Dabei wird Wert auf die Partizipation des Teams gelegt, wenn Entscheidungen getroffen und Neuerungen eingeführt werden.
Zu Beginn des Workshops wurde von einigen die Digitalisierung noch etwas skeptisch betrachtet. Andere stuften sie als notwendig ein: „Digitalisierung ist unsere Zukunft – wenn wir jetzt nicht anfangen, werden wir vom Markt überholt. Digitalisierung hat das Potenzial, unsere Arbeit und unsere Kommunikation zu vereinfachen“, so J. Eggert, Heizungsbaumeister bei haase & ruther GmbH.
HERAUSFORDERUNG
Das Unternehmen haase & ruther GmbH stand vor entscheidenden Herausforderungen. Zum einen sollten die skeptischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Einstellung – „Bei uns lohnt sich Digitalisierung nicht“ – war, von dem Einsatz digitaler Tools überzeugt werden, zum anderen waren ihre Kundeninnen und Kunden nicht schnell erreichbar weshalb lange Anfahrtszeiten in Betracht gezogen werden mussten.
IDEEN UND BEDENKEN
Eine der größten Sorgen war die Skepsis der Belegschaft gegenüber Veränderungen. Daher sollten ihnen Vorteile und Nutzen von digitalen Lösungen nähergebracht werden. Zudem musste auch bedacht werden, wie bereits vorhandene Prozesse neu definiert werden könnten. So sollten also auch die langen Anfahrtszeiten, welche für unbezahlte Vorbesichtigungen anstanden, minimiert werden. Wie konnte man also dafür sorgen, dass weniger Vorbesichtigungen vor Ort notwendig waren, Angebote schneller geschrieben und gleichzeitig Geld und Zeit eingespart wurde?
HILFE DURCH DAS KOMPETENZZENTRUM
Im „Digitalen Anschub“, ein im Februar 2020, vom Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Kommunikation in Kooperation mit dem Kompetenzzentrum Hamburg organisierter Workshop, entstanden hierzu zahlreiche neue Ideen und aus den Reihen der Belegschaft entwickelten sich konkrete Digitalisierungsvorschläge.
Methoden abgestimmt
Das Ziel unseres halbtägigen Workshops lag auf der gemeinsamen Erarbeitung neuer Ideen und Ansätze, um so mit allen Mitarbeitenden den Grundstein für eine digitalere Zukunft zu legen. Dazu gab es zunächst folgende Fragen: „Was bietet die Digitalisierung intern und extern für Vorteile?“ und: „Wie können die Bedürfnisse der Belegschaft und Kundschaft in Einklang gebracht werden?“
Um diese Fragen zu klären, wurden im Workshop mehrere Methoden der Mitarbeitermitnahme angewandt. Um die Ideen richtig zum Sprudeln zu bringen, wurde anschließend mit der Digitalisierungsreise, eine von BDG für das Kompetenzzentrum Kommunikation entwickelte Methode, eingeführt. Durch die Einbindung und die aktive Mitarbeit der Belegschaft, wurden eigene Ansätze und Umsetzungsideen erarbeitet, wodurch eine hohe Motivation und Offenheit gegenüber Neuen aufkam. Diese positive Erfahrung mit der Digitalisierungsreise führte anschließend dazu, dass die Mitarbeiter/-innen ihre eigenen Ideen sofort umsetzen wollten.
LÖSUNG
Ein konkretes Ergebnis der Digitalisierungsreise bei der haase & ruther GmbH ist z.B. die Digitalisierung der Einsatz- und Terminvereinbarung, mit Vorteilen für Mitarbeiter/-innen, Kunden/-innen und das Unternehmen. Es wurde vorgeschlagen, eine digitale Lösung zur Vereinbarung von flexiblen Terminen zu finden. Viele Kundinnen und Kunden wünschen Termine morgens oder am Abend, da sie selbst berufstätig sind. Hier würde das Angebot von individuellen Zeitfenstern, einen Wunschtermin des Kunden ermöglichen. Zudem erleichtert ein flexibleres Arbeiten der Belegschaft die Balance zwischen Privat- und Berufsleben. „Ich kann anfangen, wann ich möchte und mein Berufsleben besser mit meinem Privatleben vereinen“, so M. Wulf, Mitarbeiter bei haase & ruther. Natürlich sollen telefonische Absprachen auch weiterhin möglich sein.
Auch die Stichwörter Transparenz und Vertrauen wurden thematisiert. Diese stehen für viele Handwerksbetriebe im Zentrum ihrer Arbeit. Transparenz über vollzogene Arbeitsschritte ist natürlich auch ein Mehrwert für die Kundschaft. Durch Video-Anleitungen und Live-Mitschnitte vom Einbau einer neuen Heizung kann Vertrauen und ein persönlicher Bezug zum Handwerksteam und der Baustelle aufgebaut werden.
Je mehr auf digitalem Wege passiert, desto weniger ist die physische Anwesenheit der Beteiligten zwingend. Wenn Fotos und Videos ausgetauscht werden, gibt es viele Interaktionsmöglichkeiten. So kann man als Kunde auch per Videochat bei der Ablese oder Installation dabei sein oder niederschwellig ein Angebot anfragen. Durch eine digitalisierte Kommunikation können unter Umständen sogar ein großer Teil der Anfahrten gespart werden, was sowohl die Kunden als auch das Unternehmen freut.
Ergebnis
Der methodische Ansatz verdeutlicht, dass Digitalisierung nicht im Sinne von „Ganz-oder-gar-nicht-Lösung“ gedacht werden muss. Das digitale Angebot eines Unternehmens kann Stück für Stück getestet und ausgebaut werden. Wenn der Einsatzplan digital von Zuhause einsehbar ist und nicht morgens erst im Büro abgeholt werden muss, können zudem Fahrzeit und Treibstoff eingespart werden. Sollten Bedenken bestehen, zum Beispiel, dass sich das Team so nicht mehr sieht und alles droht, unpersönlich zu werden, können feste Rituale helfen. Ein Beispiel ist die Einführung eines regelmäßigen, gemeinsamen Freitagsfrühstücks im Betrieb. Derartige Rituale fördern den informellen Austausch im Team.
Digitalisierung treibt und ermöglicht die kontinuierliche Weiterentwicklung eines Betriebes: „Der Workshop hat uns dabei geholfen, neue Ansätze zu finden, die vergleichsweise leicht umzusetzen sind“, so M. Bohlmann, Geschäftsführer und Projektleitung bei haase & ruther GmbH. Dabei sind sowohl eine zufriedene Kundschaft als auch zufriedenes Personal entscheidend: „Wenn wir nicht digitalisieren, dann macht es ein Konkurrent. Und natürlich wollen wir unsere Kundschaft und auch unser gutes Team behalten. Das heißt, wir sollten uns an den Bedürfnissen beider orientieren“, so J. Eggert.
Wenige Monate nach dem Workshop trägt der Ansatz klar Früchte: Durch unsere Methode wurden die anfangs skeptischen Mitarbeiter/-innen nicht nur mitgenommen, sondern haben durch ihre Ideen auch die Prozesse im Unternehmen tatsächlich verändert. So wurden zwei konkrete Neuerungen nach dem Workshop auch eingeführt:
1. Die Bereitstellung eines Smartphones für jeden Monteur, wodurch die Dokumentation der Arbeitsstelle vereinfacht wird und damit auch die Kommunikation mit den Kunden verbessert.
2. Die Einführung eines digitalen Servicescheins, der die internen und externen Prozesse entscheidend verbessert.
Do’s und Don’ts
- Belegschaft aktiv mit in die Ideenentwicklung mit einbinden
- Die Transparenz und Kommunikation mit der Belegschaft in den Vordergrund setzen
- Digitalisierung als Vorteil für alle nutzen
- Prozesse durch digitale Elemente vereinfachen
- Praxisorientierte Methoden verwenden
- Komplexe Methoden, die Vorkenntnisse erfordern, verwenden
- Theoretische Erklärungen bezüglich Digitalisierung verwenden
- Sich Grenzen bei der Ideenentwicklung setzen
