Automatisierung kann in den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens stattfinden. Die Vorteile sind dabei stets die gleichen: Kostenreduktion, Zeitersparnis, Qualitätssteigerung, höhere Genauigkeit und die Entlastung von Mitarbeiter:innen. Industrieroboter beispielsweise steigern die Produktivität in der Fertigung und übernehmen Arbeiten, die für den Menschen zu schwer oder gesundheitsgefährdend sein können. In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sind Automatisierungslösungen bisher nicht so weitrechend etabliert wie in größeren Unternehmen. Dabei stehen mittlerweile niedrigschwellige Konzepte zur Verfügung, die sich schnell und einfach umsetzen lassen und dabei vergleichsweise preiswert sind. Eine attraktive Automatisierungslösung für KMU ist in diesem Zusammenhang die Robotic Process Automation (RPA).
Die Einführung von RPA kostet im Vergleich zu Industrierobotern wenig, rentiert sich jedoch schnell. Sie lässt sich ohne großen Aufwand in bestehende IT-Infrastrukturen des Unternehmens integrieren und bietet eine intuitive Bedienung – eine besondere Expertise im Bereich IT ist daher nicht erforderlich. In unserem Leitfaden „Mit Robotic Process Automation (RPA) Mitarbeiter:innen den Einstieg in digitale Veränderungen erleichtern“ erfahren Sie, wie Sie Automatisierungsbedarf in Ihrem Unternehmen identifizieren und wie Sie die Belegschaft von den Vorteilen von RPA überzeugen, um RPA Projekt erfolgreich umsetzen zu können.
Wie funktioniert Robotic Process Automation (RPA)?
Bei Robotic Process Automation (RPA) handelt sich um robotergesteuerte Prozessautomatisierung, die auf einer Softwaretechnologie basiert. Diese übernimmt sich wiederholende, manuelle und monotone Tätigkeiten, die keinerlei kreativen Input oder Wertzuwachs erfahren, wenn sie von einem Menschen erledigt werden. Über die Benutzeroberfläche erledigt die RPA-Software genau das, was auch der Mensch machen würde und führt die Tätigkeiten genauso über die grafische Oberfläche aus. RPA übernimmt dabei roboterähnliche Aufgaben und führt sie präziser und effektiver aus, ohne zu pausieren oder Fehler zu machen. Das sind beispielsweise Tätigkeiten wie das Überprüfen von Daten, das Ausfüllen digitaler Formulare, Registrierungen und Anmeldungen, das Abgleichen von Daten, Reportingse oder das Hin- und Herschieben von Daten.
Beispiele aus der Praxis: Diese Geschäftsprozesse lassen sich mit RPA automatisieren
- Die Lohnbuchhaltung gilt als ein komplexes und zeitaufwändiges Aufgabengebiet, da bei den Vorgängen viele Regularien zu berücksichtigen sind. Somit ist dieser Arbeitsbereich besonders fehleranfällig. Für die Belegschaft ist eine fehlerfreie Abrechnung jedoch enorm wichtig. Mit Hilfe der Abwicklung durch RPA kann sichergestellt werden, dass sich bei der monotonen Arbeit – die jedoch dauerhaft große Konzentration fordert – keine Fehler einschleichen.
- Die Optimierung jeglicher Back-Office Prozesse, die einem Standardablauf folgen und Zeitressourcen beanspruchen, gelingt mit RPA besonders gut. Die Sachbearbeitung von Anfragen seitens der Kundschaft lässt sich beispielsweise automatisieren, indem standardisierte Formulare von RPA automatisch ausgefüllt und verschickt werden. Die RPA übernimmt die Erfassung des Anliegens und die Bearbeitung der Formulare. Die Prüfung und Durchführung der Sachbearbeitung durch eine:n Mitarbeiter:in ist somit nicht mehr nötig.
- Die Pflege von Kund:innendaten besteht aus der Verwaltung der Stammdaten der Kundschaft. Zum Tagesgeschäft gehört auch, dass Kund:innen Namens-, Adress- oder andere Stammdatenänderungen übermitteln. Diese Prozesse sind mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Wird dieser Vorgang standardisiert – etwa indem Kund:innen neue Informationen über ein digitales Formular eingeben – kann die Aktualisierung von Daten mithilfe der RPA im Hintergrund optimal ausgeführt werden.
Die Vorteile für die Belegschaft
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen entlastet Mitarbeiter:innen von manuellen Arbeiten. Sie hat außerdem den Effekt, dass weniger wertvolle Zeit mit Routinearbeiten verschwendet wird. Mit RPA können sich Mitarbeiter:innen auf die Kommunikation und Betreuung der Kundschaft konzentrieren und Aufgaben übernehmen, die Emotionalität und Kreativität fordern, die bislang keine Technologie imitieren kann. Das „digital Teammitglied“ arbeitet eng mit den Mitarbeiter:innen zusammen und senkt das allgemeine Stresslevel. Durch die Freisetzung von Ressourcen bei der Belegschaft, kann dabei die Motivation im Team deutlich steigen und Innovation gefördert werden. Der Kundschaft können daneben die gewünschten Ergebnisse schneller und genauer geliefert werden.
Wie Sie Mitarbeiter:innen erfolgreich in digitale Veränderungsprozesse einbinden, lesen Sie in unserer Publikation „Mit Robotic Process Automation (RPA) Mitarbeiter:innen den Einstieg in digitale Veränderungen erleichtern“.
RPA als Schlüsseltechnologie der Digitalisierung
Robotic Process Automation (RPA) etabliert sich zunehmend als Schlüsseltechnologie der Digitalisierung. In einer Studie aus dem Jahr 2019 geben über die Hälfte der befragten mittleren Unternehmen an, dass sie davon ausgehen, dass in den kommenden Jahren RPA eine wichtige Rolle spielen wird. Derselben Ansicht sind knapp 30 Prozent der befragten KMU. In über der Hälfte der mittleren Unternehmen ist RPA bereits implementiert worden oder eine RPA Lösung als Pilotprojekt an den Start gegangen – bei KMU liegt diese Quote bei 40 Prozent. Für KMU lohnt sich eine Auseinandersetzung mit RPA, denn – beginnend im Kleinen – kann es einen gewinnbringenden ersten Schritt auf dem Weg zur Automatisierung darstellen.