In unserer Fachkonferenz zum Thema „Digitale Kommunikation souverän und interaktiv gestalten“ haben wir drei zentrale Bestandteile betrachtet, wie Sie Ihre digitale Kommunikation erfolgreich gestalten können: Möglichkeiten von Online-Tools, verwendete zielgruppengerechte Inhalte und das eigene Auftreten vor der Kamera. Wir haben im Folgenden Ihre wichtigsten Fragen rund um die eigene digitale Souveränität gesammelt. Unsere Expert:innen geben Antworten und teilen ihre praxisnahen Tipps.
Möglichkeiten von interaktiven Meetings in Zoom & Co
Ergänzt werden die Antworten von Herrn Chromy durch die Präsentation Tipps und Tricks für Videokonferenzen.
Kennenlernen durch die Funktion „Umbenennen“ – Warum sollte ich das einsetzen?
Mit dieser Übung können Sie sich in Meetings langwierige Vorstellungsrunden ersparen. Durch das „Umbenennen“ in Zoom können alle Teilnehmenden eine zusätzliche Information hinter ihren Namen schreiben, wie z.B. an welchem Standort sie sind oder welche Position oder Rolle sie inne haben. Über die Teilnehmendenliste oder über die Kachelansicht beim Sprechen können diese Zusatzinformationen von allen eingesehen werden.
Intern z.B.: Standort, Position oder Rolle
Extern z.B.: Unternehmen, Branche
Diese Ergänzungen funktionieren für beide Arten: Ort, Wetter, Temperatur
Eine Schritt für Schritt-Anleitung finden Sie hier!
Wie moderiere ich das „Umbenennen“ an?
Diese Übung eignet sich zum Start eines Meetings. Am besten haben Sie schon die Zusatzinformation als Beispiel hinter ihrem Namen.
Tipp: Wenn sich jemand nicht umbenennen kann, bitten Sie die Person es in den Chat zu schreiben. Sie können als Host oder Co-Host auch andere umbenennen.
Welche Tools kann ich dafür nutzen?
Die Funktion, sich im laufenden Meeting umzubenennen, gibt es bisher nur in Zoom. Bei anderen Tools muss man sich vor dem Beginn des Meetings benennen. Den Namen für eine Übung zu nutzen, ist dennoch sinnvoll, wenn nur eine Information abgefragt wird und diese für die restliche Veranstaltung bestehend bleiben kann. Die Bitte, sich umzubenennen, muss entsprechend vorher kommuniziert werden.
Warum sollte ich die Stimmung der Teilnehmenden per Chat abfragen?
In virtuellen Meetings fehlt uns die Zeit vor dem Konferenzraum. Da fragen sich Menschen üblicherweise nach ihrem Befinden oder was es zum Mittag gab. Mit Hilfe eines kurzen „Check-Ins“ im Chat können Sie die Stimmung schnell abfragen, ohne dass alle zu Wort kommen müssen. Zwei bis drei Check-In Fragen geben einen guten Einblick, wie es der Gruppe im Meeting geht.
Sie können zum Beispiel nach folgenden Dingen fragen: Anzahl der Meetings an diesem Tag, Anzahl an bereits getrunkenen Tassen Kaffee/Tee, die persönliche Energie auf einer Prozentskala (eigener Akku), Stimmung / Befindlichkeit: „So geht es mir gerade:“
Neben Stimmungsfragen kann auch eine erste thematische oder inhaltliche Frage oder Aussage gestellt werden. Zum Beispiel: „Dieses Meeting war erfolgreich, wenn …?“
Wie moderiere ich die Stimmungsabfragen an?
Diese Übung eignet sich ebenfalls zu Beginn eines Meetings. Bitten Sie die Teilnehmenden, den Chat zu öffnen. Stellen Sie immer eine Frage nach der anderen.
Tipp: Notieren Sie sich die Fragen oder Aussagen vorab in einem Dokument und kopieren Sie diese dann in den Chat. So haben Sie direkt auch eine Sammlung an Fragen.
Welche Tools kann ich dafür nutzen?
Die Methode kann in allen gängigen Videokonferenzools eingesetzt werden, solange es eine Chat-Funktion gibt und diese für alle Teilnehmenden aktiviert ist.
Gemeinsamkeiten in Kleingruppen finden – Wie gestaltet sich diese Kennenlern-Übung?
Kennenlern-Übungen in Kleingruppen mittels der sogenannten „Breakout Räume“ aktivieren die Teilnehmenden in einem Meeting. Jede Person kommt zu Wort, Kameras werden angeschaltet und ein erster Austausch findet statt. Mit der Übung „Trio der Gemeinsamkeiten“ entsteht in nur fünf Minuten eine Verbindung zwischen den Teilnehmenden.
Die Übung „Trio der Gemeinsamkeiten“ hat die einfache Frage „Was verbindet Sie mit den Personen in Ihrem Breakout Raum? Welche drei Gemeinsamkeiten können Sie finden?“
Andere Fragen könnten z.B. sein: Warum sind Sie heute hier?, Was verbindet Sie mit dem Thema X?, Welche Erfahrung haben Sie mit dem Meeting-Thema schon gemacht?
Wie moderiere ich die Kleingruppen an?
Erklären Sie den Teilnehmenden, dass Sie gleich von Ihnen automatisch in Kleingruppenräume (Breakouts) geschickt werden. Erklären Sie, was die Frage oder Aufgabe ist.
Tipp: Kopieren Sie die Frage in den Chat, so dass die TN diese auch in Breakouts sehen. Die Dauer der Breakouts bei drei Personen sollte 5-6 Minuten betragen.
Welche Tools kann ich dafür nutzen?
Die Methode kann mittlerweile in allen Videokonferenz-Tools wie beispielsweise in TEAMS, WebEx, BigBlueButton und Hangout eingesetzt werden.
Wie schaffe ich Interaktion über die Kamera?
In Meetings – vor allem mit vielen Teilnehmenden (bis 25) – können Abfragen via Kamera ein- und ausschalten schnell einen Überblick geben, wie es der Gruppe geht oder auch welche Erfahrungen sie schon mit einem Thema oder Tool haben.
Das Repertoire für Abfragen ist sehr groß. Sie können Stimmungsabfragen machen wie zum Beispiel:. „Alle, die schon mehr als drei Kaffee getrunken haben“, „Alle, die heute schon draußen waren“, „Alle, die heute schon mehr als drei Meetings hatten“. Sie können aber auch erste inhaltliche Fragen zum Termin oder Workshop stellen: „Alle, die schon mal das Tool X eingesetzt haben“, „Alle, die in der letzten Woche direkten Kundenkontakt hatten„.
Wie moderiere ich die Abfragen via Kamera an?
Bitten Sie die Teilnehmenden, Kameras und Mikrofone zu aktivieren. Erklären Sie, dass Sie gleich eine Aussage treffen sollen („Alle, die …“). Alle Personen auf die die Aussage zutrifft, lassen die Kamera an. Fragen Sie ein bis zwei (nicht alle!) Personen, die die Kamera an haben zu der Aussage (zum Beispiel: „Wo waren Sie heute schon draußen?“ Oder: „Was haben Sie mit Tool X schon gemacht?“). Die Dauer der Übung sollte bei 5-10 Minuten (bei 2-4 Fragen) liegen.
Welche Tools kann ich dafür nutzen?
Diese Methode funktioniert in allen Videokonferenzsystemen, die eine Kachel- oder Galerieansicht anbieten.
Wie frage ich Stimmungsbilder und Feedbacks via Screensharing ab?
Um ein Stimmungsbild aus einer großen Gruppe zu gewinnen, braucht es in der Regel ein weiteres Tool. Es geht auch ohne: mittels einer Präsentation und der Kommentieren Funktion beim Bildschirmteilen, können Teilnehmende schnell Feedback geben. So stellen Sie schnell und visuell dar, was die Gruppe denkt – ohne alle einzeln anzusprechen. Und ohne Extra-Tool.
Das Repertoire für Abfragen ist sehr groß. Es eignet sich besonders, wenn Sie bei einer Präsentation auf einer Folie verschiedene Pfade oder Optionen vorstellen. Sie können Stimmungsbilder und Feedbacks einsammeln zu: Ideen, Varianten/Alternativen, Aussagen, Einschätzungen.
Tipp: Speichern Sie jede Abfrage als Bild, bevor sie zur nächsten Abfrage gehen.
Wie moderiere ich Screensharings an?
Kündigen Sie an, dass Sie jetzt den Bildschirm teilen oder – falls Sie schon eine Präsentation halten – die Kommentieren-Funktion aktivieren. Erklären Sie den Teilnehmenden, dass sie unter „Optionen anzeigen“ auf „Kommentieren“ und dann auf „Stempeln“ gehen sollen. Sagen Sie, welche Stempel-Form sie wählen sollen und bitten Sie die Teilnehmenden, genau einmal zu stempeln. Eventuell braucht es eine Übungsrunde. Sie können über „Löschen“ alle Kommentare und Stempel entfernen. Daneben finden Sie auch die „Speichern“- Funktion.
Wie nutze ich Breakout-Räume erfolgreich?
Das Aufteilen von Gruppen in einem Meeting in Kleingruppen oder Tandems ist eine der effizientesten Methoden. So gewährleisten Sie, dass alle Teilnehmenden in den Austausch kommen und im kleineren Rahmen erste Ideen oder Fragestellungen entwickeln können, bevor diese in die große Runde getragen werden. Außerdem erlaubt die Zufallsfunktion, dass sich Menschen in Breakout Räumen treffen, die sich sonst selten begegnen.
Wann und wie nutze ich Breakout-Räume?
Am besten so oft wie möglich! Z.B. fürs Kennenlernen.
Für die inhaltliche Arbeit eigenen sich Breakout-Räume folgendermaßen: Nach einer Präsentation oder einem Zwischenstand schicken Sie die Teilnehmenden zum „Fragen finden“ in den Breakout (5 Minuten mit 2 Personen, 8 Minuten mit 3 Personen). Lassen Sie Teilnehmende ihre Meinungen zuerst in Breakouts austauschen (4 Minuten mit 2 Personen), bevor es in der großen Runde weiter geht. Ideenentwicklung: Erst alleine 2 Minuten Ideen entwickeln, dann zu zweit 6 Minuten gemeinsam Ideen finden, anschließend in Vierer-Gruppen 10 Minuten lang brainstormen lassen. Am Ende stellt jede Gruppe ihre Ideen vor.
Warum sollte ich den Chat nutzen?
Das gemeinsame Reflektieren hilft Wichtiges aus dem Meeting hervorzuholen und festzuhalten. Mit der „Wasserfall“-Reflexion können Teilnehmende das unbeeinflusst von anderen machen. Das bringt bessere Ergebnisse hervor.
Auch hier ist das Repertoire unerschöpflich. Überlegen Sie sich, welche Fragen Ihnen oder der Gruppe helfen. Wir empfehlen 2-4 Fragen im Chat zu stellen. Das könnte z.B. sein: Was nehme ich aus dem Meeting mit? Was hat mich überrascht? Was hat gefehlt? Was war heute neu für mich? Was hat mir geholfen? Was beschäftigt mich noch? Welche Frage habe ich noch? Was gehe ich als nächstes an?
Wie moderiere ich das Kommunizieren im Chat an?
Bitten Sie die Teilnehmenden den Chat zu öffnen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie gleich eine Frage in den Chat kopieren. Diese sollen die Teilnehmenden beantworten – ABER NICHT ABSENDEN. Weisen Sie mehrfach darauf hin, während die Teilnehmenden schreiben. Nach einer Minute zählen Sie einen Countdown von fünf herunter und sagen „Absenden“. Moderieren Sie die nächste Frage an und wiederholen Sie das Prozedere. Es empfiehlt sich aus Zeitgründen, nicht alle Antworten vorzulesen. Weisen Sie die Teilnehmenden darauf hin, dass Sie den Chat speichern oder kopieren können oder dass Sie die Antworten in eine Dokumentation übertragen (ohne Namen).
Wie reflektiere ich Meetings mit internen Umfrage-Tools?
Mit einer vorbereiten Abfrage im internen Umfrage-Tool von ZOOM können Sie schnell am Ende Feedback einsammeln, wie hilfreich der Termin, das Meeting oder der Workshop war. Damit erhalten Sie ein erstes Signal, ob die Veranstaltung für Teilnehmende eine gut investierte Zeit war.
Sie können das Umfrage-Tool in ZOOM auch fürs Ankommen oder Kennenlernen nutzen. Der Fokus bei dieser Methode liegt in der Reflexion. Sie können Skalen-Fragen zur Produktivität des Meetings erstellen: Wie hilfreich war das Meeting für Sie auf einer Skala von 1-10? Wie sinnvoll investiert war die Zeit in diesem Meeting auf einer Skala von 1-10? Wie produktiv empfanden Sie dieses Treffen auf einer Skala von 1-10? Sie können aber auch abfragen, welche Inhalte Teilnehmende z.B. ausprobieren oder nutzen wollen: Welches der vorgestellten Tools werden Sie in Ihrer Abteilung demnächst ausprobieren?
Wichtig: Die Umfrage können Sie nicht direkt in ZOOM erstellen, sondern auf der Webseite von Zoom in Ihrem Benutzerkonto. Wenn Sie den Button „Abfrage“ nicht in der ZOOM-Funktionsleiste sehen, müssen Sie in Ihrem Konto auf der Webseite die Funktion aktivieren. Die detaillierte Anleitung fürs Erstellen von Umfragen finden Sie auf der ZOOM-Seite. Auch wichtig: Umfragen können nur von Teilnehmenden durchgeführt werden, die die ZOOM-Software nutzen. Teilnehmende, die per Browser dabei sind, können nicht abstimmen. Wenn Sie nicht sicher sind, dass alle Teilnehmenden die Software nutzen, wählen Sie eine andere Reflexionsmethode. Genauere Informationen finden Sie hier.
Wie moderiere ich interne Umfrage-Tools an?
- Weisen Sie die Teilnehmenden darauf hin, dass Sie noch eine kurze Umfrage zum Abschluss starten.
- Lesen Sie die Frage und Optionen vor. Bitten Sie abzustimmen.
- Warten Sie bis (fast) alle abgestimmt haben. (Das erkennen Sie an der Prozentzahl.)
- Wenn Sie möchten, können Sie das Ergebnis direkt mit den Teilnehmenden teilen über den Button „Ergebnis teilen“.
Zielgruppengerechte Aufbereitung von Inhalten mithilfe von Storytelling
Welche Methoden/Tools kann ich nutzen, um eine Geschichte multimedial zu erzählen?
Die Heldenreise wäre ein Methode, die man nutzen kann. Dabei steht ein:e Held:in im Mittelpunkt der Geschichte, die Dinge erlebt. Was Tools angeht, kann man Dinge in Videos multimedial erzählen. Auch interaktive Webseiten ermöglichen es eine Erzählstruktur aufzubauen.
Man selber bezeichnet sich eigentlich nicht als Helden…aber wie könnte man das integrieren?
Da gibt es mehrere Möglichkeiten: Man kann z.B. anhand eigener Beispiele Themen erläutern oder auch eigene „Fails“ einbauen, d.h. Dinge, die bei einem selbst schief gelaufen sind und aus denen man für das nächste Mal gelernt hat. Das wäre auch eine Möglichkeit. Natürlich muss jed:e Referent:in für sich entscheiden, wieviel persönliche Aspekte sie reinbringen möchte. Ein persönlicher Touch wirkt aber sehr authentisch und schafft Vertrauen.
Was für empfohlene Tools gibt es neben dem „klassischen“ PowerPoint?
Man kann neben PowerPoint z.B. Prezi nutzen. Das würde ich aber eher für Präsenzseminare empfehlen und nicht für eine Zoom-Konferenz, wobei es hier auch eine technische Möglichkeit gibt dies sauber zu integrieren. Ansonsten kann man interaktive Elemente, wie ein Whiteboard nutzen, um mit den Teilnehmenden zu interagieren, wenn es der Inhalt zulässt, kann man auch Dinge im Browser zeigen oder eine Software im Screensharing teilen.
Wie merke ich, dass die Aufmerksamkeit der Zielgruppe nachlässt?
Das ist natürlich online nicht ganz so einfach wie in Präsenz. Aber man kann versuchen immer wieder Rückfragen an die Zielgruppe zu stellen und sie zu integrieren. So merkt man sehr zügig, ob die Teilnehmenden noch aufmerksam dabei sind. Mein Tipp wäre also viel Interaktion einzubauen.
Was tun, wenn Zielgruppe breit gefächert ist?
Hier würde ich immer empfehlen, die Zielgruppe zu analysieren und wenn sie zu heterogen ist und ggf. unterschiedliche Inhalte für die verschiedenen Zielgruppen aufzubereiten. Wenn das nicht möglich ist, kann man versuchen mit verschiedenen Beispielen zu arbeiten, hier empfiehlt es sich auch, die Teilnehmenden, z.B. in einem Webinar in Gruppen aufzuteilen und mit diesen unterschiedliche Szenarien zu bearbeiten, um der Unterschiedlichkeit gerecht zu werden.
Wie unterstützt das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation bei diesen Methoden?
Wir bieten Workshops zum Thema Zielgruppenanalyse mit Personas an oder zum Thema Storytelling. Weiterhin gibt es ein großes redaktionelles Angebot auf der Website, mit Artikeln und Dossiers zu den Themen.
Gibt es Storytelling-Workshops, um das Wissen dahingehend zu vertiefen?
Ja, die gibt es, sprechen Sie uns dazu gerne an. Ansonsten finden Sie hier alle aktuellen und anstehenden Veranstaltungen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kommunikation.
Gezielter Körpersprache und Rhetorik in digitalen Meetings
Wie trainiert man die eigene Stimme?
Der Stimme kommt im virtuellen Raum eine tendenziell höhere Bedeutung zu als in der analogen Welt. Unsere Stimmpräsenz hängt dabei in beträchtlichem Maße mit unserer Körperhaltung zusammen – die typische gebückte und gekrümmte „Laptop-Haltung“ ist hier möglichst zu vermeiden. Eine gute Strategie kann es hier sein, den rhetorischen Herausforderungen auch im virtuellen Raum im Stehen zu begegnen. Konkrete Aspekte der Stimmführung, auf die man (vor allem) im virtuellen Raum achten sollte, sind zudem: Auf (Kunst-)Pausen am Satzende achten, klare Intonation und das Atmen nicht vergessen! Außerdem unerlässlich für die eigene Weiterentwicklung: Sich regelmäßig Feedback einholen! Einen Vorteil bieten uns hier die Besonderheiten der virtuellen Welt: In den meisten Videokonferenz-Tools können wir uns zu Testzwecken selbst aufzeichnen – solche Analysen können enorm wertvoll sein, da wir uns dadurch potenzieller Baustellen bewusst werden.
Worauf sollte man beim Setting in digitalen Meetings achten?
Die wichtigsten Setting-Tricks für eine gute Kamerapräsenz sind:
- Eine vernünftige Ausleuchtung von vorne, damit man nicht nur als dunkle Silhouette zu sehen ist. Wenn die vorhandene Raumsituation das nicht zulässt, können hier Leuchtquellen wie ein Ringlicht, eine LED-Videoleuchte oder eine Softbox hilfreich sein.
- Die Webcam sollte sich halbwegs auf Augenhöhe befinden. So sehen wir selbst meist vorteilhafter aus und geben den Teilnehmenden das Gefühl, mit Ihnen auf Augenhöhe zu kommunizieren.
- Der Hintergrund sollte nicht zu unruhig und ablenkend sein. Wichtig ist, dass wir uns selbst ausreichend vom Hintergrund abheben – ein Hemd in einer zu ähnlichen Farbe ist daher eher suboptimal. Auch das kleinkarierte Hemd oder die stark gemusterte Bluse können im Kleiderschrank bleiben, da so manche Kamera diese Muster nicht gut verarbeiten kann. Je nach Leuchtquelle kann auch das strahlend weise Hemd problematisch werden. Auch die klassische Bücherwand als Hintergrund ist eher weniger empfehlenswert, da wir darin meistens etwas „untergehen“. Wer aus Gründen der Kompetenzdemonstration nicht auf die klassische Bücherwand verzichten will, kann der Unruhe im Bild mit einem Oberteil in gedeckten Farben entgegenwirken. Auch bei der Nutzung von virtuellen Hintergründen ist ein ruhiger Hintergrund mit Ausleuchtung von vorne wichtig – das macht es der Technik leichter unsere Konturen zu erkennen und nicht zu verschlucken. Eine schöne Lösung für die Kombination aus privatem Hintergrund ohne persönliche Details bieten die meisten Videokonferenz-Tools mit der Funktion des Weichzeichners an.
Wie sollte man sich am besten während einer Moderation im virtuellen Raum positionieren?
Grundsätzlich vorteilhaft kann es hierbei sein, die Moderation im Stehen zu absolvieren. Voraussetzung dafür ist die Möglichkeit, die Webcam auf eine entsprechende Höhe zu bringen. Hier kann ein höhenverstellbarer Stehtisch oder ein schnell auf- und abbaubarer Standing-Desk helfen. Der Bildausschnitt darf ruhig (im Sitzen wie im Stehen) auch einen Teil des Oberkörpers beinhalten – das hat den Vorteil, dass man leichter mit Gestik arbeiten kann.
Was trägt zu überzeugender Körpersprache und Rhetorik im virtuellen Raum bei?
Neben dem (eher dezenten) Einsatz von Mimik und Gestik ist im virtuellen Raum der Blickkontakt ein wirkmächtiger Faktor. Wichtig ist hier das Bewusstsein dafür, dass die Teilnehmenden sich direkter und persönlicher angesprochen fühlen, wenn wir direkt in die Kameralinse schauen – und nicht (wie aus der analogen Welt gewohnt) auf die Kacheln mit den Gesichtern. Ab und zu in die Kameralinse zu schauen ist gewöhnungsbedürftig und muss anfangs aktiv trainiert werden. Ein Post-it über der Webcam kann hier durchaus Abhilfe schaffen.
Welche Technik empfehlen Sie für digitale Meetings (Kamera, Mikrofon, etc.)?
- Kamera: Bei vielen neueren Laptops sind die integrierten Kameras schon ausreichend gut. Andernfalls gibt es zahlreiche sehr gute Webcams mit integriertem Mikrofon in der Preiskategorie zwischen 90-130 Euro – ohne jetzt eine bestimmte Marke hervorheben zu wollen.
- Mikrofon: Für eine bessere Tonqualität kann ein Lavalier- oder Kondensatormikro sorgen. Ein Lavalier-Mikro (Ansteckmikro) ist tendenziell die günstigere Variante und definitiv eine gute Lösung für Videokonferenzen. Einziger Nachteil: Wer viel gestikuliert, muss etwas aufpassen, das Mikro nicht aus Versehen zu berühren oder Knistergeräusche durch das Hemd zu erzeugen. Kondensator-Mikrofone sind in der Tonqualität oftmals noch besser, allerdings ist man hiermit weniger mobil, da die Distanz zum Mikro halbwegs konstant sein sollte. Letztlich hilft hier aber oftmals nur das Austesten – zumal die Tonqualität eines Mikrofons sich je nach Videokonferenz-Tool durchaus beträchtlich unterscheiden kann.
- Lichtquellen: Hier gibt es vielfältige Möglichkeiten. Ein Ringlicht ist meistens gut erschwinglich und es gibt Varianten, die direkt am Laptop zu befestigen sind. Selbiges gilt auch für LED-Videoleuchten. Bei beiden sollte man darauf achten, dass sich die Lichtintensität sowie die Lichtwärme regulieren lassen. Am professionellsten wirkt jedoch die Beleuchtung mit einer (oder zwei) Softbox(en). Auch diese sind mit ca. 50 Euro recht erschwinglich, haben allerdings den Nachteil, dass der Auf- und Abbau etwas aufwändiger ist als bei den oben genannten Varianten.
- Laptoperhöhung: Hier ist auf jeden Fall Laptophalter eine sehr effiziente Investition – diese gibt es schon für 20-30 Euro in ausreichender Qualität. Wichtig ist hierbei, dass sich die Höhe und der Winkel des Halters gut anpassen lassen. Für das Moderieren im Stehen ist ein höhenverstellbarer Stehtisch oder ein Standing-Desk empfehlenswert. Letzterer bewegt sich in einer Preiskategorie zwischen 150-250 Euro und hat den Vorteil, dass er sehr effizient auf- und abzubauen geht.