Vertrauen bildet die Basis für jegliche Formen der Zusammenarbeit. Wenn neue Akteure in den Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens in Form von Kooperationsnetzwerken, Unternehmensgruppen oder weitere Formen der Kooperation integriert werden, kann dies nicht reibungslos ohne vertrauensbildende Maßnahmen funktionieren. Dies gilt im besonderen Maße für digitalisierte Wertschöpfungsprozesse. Gerade hier sind diese Maßnahmen nicht nur für die beteiligten Akteure und Unternehmen von Bedeutung, sondern auch für die eingesetzten digitalen Technologien. Vertrauensvolle Kooperationen und ein regelmäßiger Austausch eröffnen zudem den Zugang zu neuem Wissen, Technologien und Märkten und bieten die Flexibilität, bestmöglich auf Kundenbedürfnisse zu reagieren. So kann sich ein Unternehmen in zunehmendem Maße auf eigene Stärken und Kernprozesse konzentrieren und den eigenen Kunden und Geschäftspartnern zusätzlich ganzheitlichere Leistungen anbieten.
Beim Aufbau von Kooperationen möchten wir kleinen und mittleren Unternehmen neben der Sensibilisierung für die Bedeutung von „Vertrauen“ auch methodische Zugänge anbieten. Der Kreislauf des Vertrauens für Unternehmensnetzwerke zeigt auf, wie Kooperationen entstehen, was dabei zu beachten ist, welche Kooperationsstrukturen benötigt werden, wie mit Bedenken innerhalb kooperativer Beziehungen umgegangen werden kann und welche zentrale Rolle dabei die Vertrauensbildung spielt. Der Kreislauf gliedert sich in fünf Schritte, die es beim Aufbau eines Kooperationsnetzwerks zu durchlaufen gilt. Nachdem ein Netzwerk entstanden ist, wiederholen sich die Schritte in der Regel, denn eine fortschreitende Bedarfsermittlung und regelmäßige Evaluation sind entscheidend für den Erfolg einer Unternehmenskooperation. Im Laufe der Zeit können neue Unternehmen hinzukommen oder Bestehende das Netzwerk verlassen, was wiederum Einfluss auf die bestehenden Strukturen haben kann und ein erneutes Durchlaufen des Kreislaufs erfordert. Im weiteren Verlauf stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte genauer vor. Dazu finden Sie passende Checklisten, die Ihnen in den jeweiligen Phasen Orientierung geben.
1: Bedarfsermittlung
Vor jeder Kooperation stehen konkrete Bedarfe, woraus sich der Wunsch, eine Kooperation einzugehen, ergibt. Einen ersten Anhaltspunkt für die konkrete Bedarfsermittlung bietet die Selbstbefragung. So lässt sich herausfinden, wo genau Ihr Bedarf liegt und in welchem Geschäftsfeld eine Kooperation für Ihr Unternehmen sinnvoll sein kann. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie weiterführende Schritte in Richtung Kooperation gehen:
- In welchem Geschäftsfeld kann eine Kooperation für Ihr Unternehmen Vorteile bringen?
- Welche Expertisen bringen Sie mit, woran mangelt es und was soll ausgebaut werden?
- Wie können Kooperationen mein Digitalisierungsvorhaben voranbringen?
Antworten auf diese Fragen können wegweisend für die folgenden Schritte auf dem Weg in eine erfolgreiche Kooperation sein. Die Ergebnisse der Bedarfsermittlung geben Ihnen erste Anhaltspunkte für ein strategisches Vorgehen.
Informieren Sie sich hier, welche Kooperationsformen- und Felder möglich sind.
2: Kooperationspartner finden
Mit der Wahl des Partners steht und fällt der Erfolg einer Kooperation. Ein häufiger Fehler ist es, voreilige Entscheidungen zu fällen. Oft ist es naheliegend, sich für ein Unternehmen als Partner zu entscheiden, mit dem bereits Kontakte bestehen oder zu dem sogar private Verbindungen existieren. Das Naheliegende ist in vielen Fällen jedoch nicht das Optimum. Doch objektiv betrachtet, sind diese Kontakte natürlich nicht immer die geeignetsten Kooperationspartner für das eigene Vorhaben. Daher ist es notwendig, ausreichend Zeit und Ressourcen in die Identifikation eines geeigneten Partners zu investieren. Auf Grundlage der im vorherigen Schritt identifizierten Bedarfe gilt es nun, ein möglichst konkretes Bild des geeigneten Kooperationspartners zu entwerfen. Die Priorität sollte sein, den Partner den konkreten Kooperationszwecken und Zielen entsprechend auswählen.
In einem nächsten Schritt soll daher ein Anforderungsprofil des potenziellen Partners erstellt werden. Damit erhalten Sie ein eindeutiges Bild des potenziellen Partners und können die Kooperationspartnersuche gezielter angehen.
3: Aufbau von Kooperationsstrukturen
In dieser Phase gilt es, sich auf gemeinsame Kooperationsgrundsätze zu einigen, die eine Grundlage für die Zusammenarbeit bilden. Relevant sind hierbei Fragen nach der Verteilung von Ressourcen, Aufgaben und Zuständigkeiten. Die Rollen der einzelnen Kooperationspartner sind festzulegen und es ist zu klären, wer welche Funktion – beispielsweise hinsichtlich der Kommunikation – übernimmt. Außerdem sollte festgelegt werden, welche unternehmensinternen Informationen die einzelnen Partner im Rahmen der Kooperation miteinander teilen und welche nicht. Da spezifisches Know-how eines Unternehmens eine wertvolle Ressource ist, ist hier besondere Sensibilität und Vertrauen gefragt. Auch eine rechtliche Grundlage, beispielsweise in Form einer individuell festgelegten Kooperationsvereinbarung, ist dafür sehr zu empfehlen.
Konfliktsituationen sind meist unvermeidbar, wenn unterschiedliche Fachrichtungen, Persönlichkeiten und Interessen aufeinandertreffen. In Kooperationen gibt es daher verschiedenste Spannungsfelder, die es auszubalancieren gilt. Diese sollten im individuellen Fall vorab identifiziert werden und gegebenenfalls in der Kooperationsvereinbarung Berücksichtigung finden. Insbesondere der Umgang mit Interessenskonflikten oder die Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle sind Spannungsfelder, die durch konkrete Vereinbarungen umgangen werden können.
4: Geschäftsbeziehung gestalten
In der vierten Stufe heißt es, die Kooperationsbeziehung nach den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen der einzelnen Kooperationspartner zu gestalten. So geben Sie der Kooperation eine Struktur. Die Ausgestaltung der Geschäftsbeziehung bezieht sich auf die formellen und auch auf die informellen Regeln der Zusammenarbeit. Im Kern geht es darum, eine eigene Kultur innerhalb der Kooperation zu schaffen. Zum Beispiel gilt es herauszufinden, welche Kommunikationskanäle für die spezifischen Aufgaben in der Kooperation am besten funktionieren, in welchen Zeiträumen Abstimmungen stattfinden sollten, wer der passendste Ansprechpartner im Unternehmen für welche kurzfristigen Absprachen ist. Je nachdem, in welcher Branche die Kooperation eingegangen wird, ist zu entscheiden, welche digitalen Anwendungen oder welche Software eingesetzt wird, um gegebenenfalls notwendige unternehmensübergreifende Datenflüsse zu gewährleisten.
5: Evaluation
Nach einem zuvor festgelegten Zeitraum sollte die Kooperation gründlich unter die Lupe genommen und von allen Beteiligten bewertet werden. Wurden die gemeinsamen Ziele erreicht und zuvor ermittelte oder neue Chancen tatsächlich wahrgenommen? Grundlegend stellt sich an dieser Stelle auch die Frage nach Kosten und Nutzen der Kooperation. Standen Investitionen in einem angemessenen Verhältnis zu dem Nutzen, den Sie und Ihr Partner aus der Kooperation ziehen konnten?
Die genaue Analyse kann wertvolle Erkenntnisse liefern, auf die Sie in zukünftigen Kooperationen zurückgreifen können. Erfolgt die Evaluation im Rahmen einer laufenden Kooperation, sollten Konsequenzen, die aus der Evaluation erwachsen, benannt werden. Das kann etwa die Aufnahme einzelner Erkenntnisse in die bestehende Kooperationsvereinbarung sein. Die regelmäßige Durchführung von Evaluationen fungiert so als wichtiges Instrument der Qualitätssicherung.
Gegebenenfalls kann aus einer erfolgreichen Kooperation zwischen zwei Unternehmen eine dauerhafte oder größere Kooperationsstruktur, in dem weitere Partner hinzugezogen werden, entstehen. Auch der Ausbau zu einem Unternehmensnetzwerk ist möglich. Um Möglichkeiten und Bedarfe auszuloten, kann die Evaluation mit der Bedarfsermittlung, die am Anfang des Kreislaufs steht, verknüpft werden. An dieser Stelle schließt sich der Vertrauenskreislauf.
