Fünf Erfolgsfaktoren für digitale Veränderungen in Unternehmen

Umsetzungsprojekt

Seit 2021 unterstützt unser Kompetenzzentrum die Spezialpraxis für Plastische, Rekonstruktive und Ästhetische Chirurgie von Dr. Heike Arnold. In der Zusammenarbeit konnte sich das Team in einem ersten Schritt einen Überblick verschaffen, wo die Digitalisierung in ihrem Arbeitsalltag beginnen kann. Nun steht die praktische Umsetzung der digitalen Lösung an: Die Implementierung einer neuen Praxisverwaltungssoftware. Dabei haben wir Frau Dr. Arnold und ihr Team im Umstellungsprozess begleitet.

Übersicht des Projektstatus

• Ausgangslage
• Herausforderung
• Ideen & Bedenken
• Hilfe durch das Kompetenzzentrum
• Lösungen
• Ergebnis

AUSGANGSLAGE

Frau Dr. Heike Arnold ist Fachärztin für Plastische, Rekonstruktive und Ästhetische Chirurgie in der Rhein-Main-Region. Ihre Facharztpraxis ist spezialisiert auf ambulante Chirurgie. Sie versorgt und behandelt zusammen mit ihrem fünfköpfigen Team Patient:innen in den Bereichen Handchirurgie, gut- und bösartige Hauttumore, Schlupflider/Oberlidstraffung und Männerbrust/Gynäkomastie.

Zusammen mit Frau Dr. Arnold wurden verschiedene Praxisverwaltungssoftwares (PVS) unter Berücksichtigung vorab definierter Anforderungen unter die Lupe genommen. Für weitere Informationen zu den Anforderungen und möglichen Softwarelösungen für die Praxis lesen Sie hier weiter. Nach der gemeinschaftlichen Entscheidung für eine Software benötigte das Team nun Unterstützung bei der Einführung der Software in den Arbeitsalltag.

HERAUSFORDERUNG

Besondere Herausforderungen für das Praxisteam stellten die vielen manuellen und zeitintensiven Prozesse dar, wie beispielsweise das schriftliche Ausfüllen von Patientenbögen, das händische Erstellen von Operationsplänen für die Woche oder das Einscannen von externen Befunden. Um diese Arbeitsschritte zu digitalisieren, hatte sich das Team bereits im ersten Teil des Umsetzungsprojektes für eine neue Praxissoftware entschieden.

Für die effektive Einführung dieser Software mussten nun die notwendigen Arbeitsschritte identifiziert werden. Dazu gehörten die Anschaffung der benötigten Hardware, aber auch eine Terminkoordination für die eigentliche Umstellung mit dem IT-Dienstleistungsunternehmen und die Organisation von fachlichen Software-Schulungen für das Team. Eine große Herausforderung stellte der rege Arbeitsalltag der Arztpraxis dar, in welchem oftmals wenig Zeit bleibt Neues auszuprobieren oder zu erlernen.

IDEEN UND BEDENKEN

Frau Dr. Arnold und ihr Team hatten Bedenken, die Einführung der neuen Software parallel zum Arbeitsalltag bewältigen zu können:

„Wie können wir Schritt für Schritt die neue Software implementieren, ohne dass es zum Ausfall von chirurgischen Eingriffen oder zur Überforderung und zu Mehrarbeit auf Seiten der Mitarbeitenden kommt?“

Dr. Heike Arnold

Die erste Idee der Arztpraxis: Die Implementierung der neuen Software soll in Teilziele aufgegliedert werden. Die Teilziele sollen dabei realistisch angesetzt werden, damit sie auch neben einem eher stressigen Arbeitsalltag erfüllt werden können. Zu große Veränderungsschritte können schnell überfordern und eher zu Frustration und Resignation führen. Das Erreichen kleiner Teilziele kann wiederum das Gegenteil bewirken und alle Beteiligten motivieren auch die nächsten Schritte optimistisch anzugehen. Hierbei ist es wichtig, bei der Zeitplanung auch genügend Zeitpuffer einzuplanen, um unvorhergesehene Situationen abzufangen und auch mal eine Verschnaufpause im Veränderungsprozess einzulegen. Regelmäßige Reflektionsrunden sollen alle Beteiligten dabei unterstützen, auch weiterhin auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten.

HILFE DURCH DAS KOMPETENZZENTRUM

Mit Unterstützung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation gestaltete die Praxis ein Zielbild, welches sich an folgenden Leitfragen orientierte:

• Was ist das Ziel, das wir erreichen möchten?
• Was brauchen wir, um das Ziel zu erreichen?
• Wie fühlen wir uns, wenn wir das Ziel erreicht haben?

Dabei ist es hilfreich, das Ziel im Team in Form einer Collage oder eines einzelnen Bildes zu visualisieren. Dieses Bild steht für eine gemeinsame Vision, welche sich aus dem Ziel ergibt und gemeinsam verfolgt wird. Vor allem in stressigen Phasen, hilft es dem Team das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, sich daran zu erinnern und ihre Vision weiter zu verfolgen. 

In Abstimmungsrunden mit Frau Dr. Arnold wurde sichtbar, dass in dem Digitalisierungsvorhaben weitere Maßnahmen im Projektmanagement benötigt wurden:

1. Tools, die den Projektstatus für alle Mitarbeiter:innen sichtbar machen.
2. Definition der Rollen im Projekt, um allen Mitarbeiter:innen aufzuzeigen, wer welche Aufgabe übernimmt und wie die Verantwortung auf allen Schultern verteilt wird.
3. Aufbau von einheitlichen Kommunikationsstrukturen, über die allen Beteiligten relevante Informationen zugänglich gemacht werden.
4. Raum für Emotionen und Widerstände im Veränderungsprozess, da jede:r unterschiedlich mit Veränderungen umgeht. Ein Einblick und das Sprechen über Ängste, Bedenken, aber auch die eigene Motivation stärkt nicht nur das Miteinander, sondern gibt auch die Möglichkeit Widerstände abzubauen, um wieder ins Handeln zu kommen.
5. Ausgestaltung eines Qualifizierungsplans, der aufzeigt, wie Schritt für Schritt der Wissensaufbau für den Umgang mit der neuen Software erfolgen kann.   

LÖSUNGEN

Jeder Veränderungsprozess – ganz gleich, ob er im Rahmen des digitalen Wandels oder aufgrund anderer interner oder externer Einflussfaktoren eingeleitet wird – gelingt nur, wenn die Veränderung unter Einbindung der Mitarbeiter:innen stattfindet. Dabei bedarf es eines strategischen Vorgehens. Wir empfehlen Ihnen die folgenden fünf Faktoren für eine erfolgreiche Durchführung:

ERGEBNIS

Digitale Veränderungen stellen Unternehmen auf allen Ebenen vor besondere Herausforderungen. Vor allem die ersten Schritte eines Digitalisierungsvorhabens werden häufig als sehr herausfordernd empfunden. Unterstützung leistete für die Praxis von Frau Dr. Arnold ein systematisches Vorgehen, welches fünf Faktoren berücksichtigte: Tools & Modelle, Kommunikation, Rollenbilder, Emotionen und Wissensaufbau. Bei der Umsetzung ergaben sich daraus Ideen für freie Lernphasen im Arbeitsalltag und der Aufbau eines Praxis-Wiki. Dieses stellt einen zentralen und für alle zugänglichen Ort dar, wo das neue Wissen in Form von kleinen Lernvideos gebündelt wurde.      

Während der Einführung der neuen Software bekamen Frau Dr. Arnold und ihr Team eine genauere Vorstellung von deren eigentlichen Funktionen und konnte für sich in einen Realitäts-Check gehen. Hierbei stellte sich heraus, dass die neue Software nicht die Anforderungen und Erwartungen des Praxisteams erfüllt. Dies führte dazu, dass sich das Team während der Testphase der neuen Software gemeinsam dafür entschied, bei der alten Praxisverwaltungssoftware zu bleiben. Bestärkt wurde dieser Entscheidungsweg durch die Vertrautheit mit den Funktionen der alten Software und deren Service-Ansprechpartner:innen. Aktuell wird geprüft, welche weiteren Module und Funktionalitäten bei der alten Software hinzugebucht werden können, damit das Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen in Zukunft erleichtert wird.