App für Mitarbeiter/-innen oder doch lieber das Schwarze Brett?

Eine Frau schaut auf einer Veranstaltung sitzend auf ihr Smartphone.

Mitarbeiter-Apps können die interne Kommunikation verbessern. Sie sind von allen gängigen Geräten abrufbar und ortsunabhängig.


16. Juli 2020 | Von Özkan Canel Altintop

Das „Schwarze Brett“ ist die Informationstafel schlecht hin. Unternehmen informieren ihr Personal über anstehende Veränderungen, Tarifanpassungen oder die neue Verstärkung: Doch erfüllt es noch die effektive Informationsfunktion? Darüber kann gestritten werden. Apps für Mitarbeiter/-innen können eine Lösung sein, die Belegschaft zu erreichen, qualitativeren Content zu bieten und besonders praktisch: Sie sind ortsunabhängig nutzbar.

Versetzen wir uns in das Jahr 1980: Keine Smartphones, kein Internet und sogar ein Festnetztelefon ist nicht selbstverständlich. Unternehmensmeldungen werden, wenn überhaupt, auf Versammlungen bekanntgegeben oder in der Presse gelesen. Der sogenannte Flurfunk ist oft unterhaltsam, sorgt jedoch auch für manche Verwirrung. Eines der wichtigsten Medien im Unternehmen ist das Schwarze Brett, das vor der Kantine steht oder die monatlich erscheinende Mitarbeiterzeitung.

Apps nutzen wir täglich

Und heute? Wir nutzen im Job täglich das Intranet. Wir sind privat in sozialen Medien unterwegs, haben teils mehrere E-Mail-Adressen und dutzende Apps, die uns das Leben erleichtern; von Nachrichtenportalen über Chatprogramme bis zu Erinnerungsfunktionen. Wir sind es gewohnt, Informationen über das Smartphone zu bekommen: zeitnah und aktuell. Push-Funktionen helfen, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Warum also nicht über eine App für die Belegschaft im Unternehmen nachdenken? Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) beispielsweise setzen bereits auf eine ergänzende Lösung.

Statistik Schaubild mit blauen Balken: Anteil der deutschen Unternehmen, die angeben, positive Effekte durch den Einsatz von Apps verzeichnet haben.

„App für Mitarbeiter/-innen ist ein unschätzbarer Vorteil“

„Unsere Mitarbeiter-App ist schnell, modern und äußerst anpassungsfähig. Die Kolleginnen und Kollegen haben sie auf dem Smartphone immer dabei, News können direkt eingespielt werden. Das ist gerade bei einem Unternehmen mit derart vielen Standorten und „mobilen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wie der BVG ein unschätzbarer Vorteil und kein Vergleich zu einer gedruckten Zeitung oder dem Aufwand, den schwarze Bretter vor Ort bedeuten würden“, sagt Jannes Schwentu, Pressesprecher der Berliner Verkehrsbetriebe.

Mit einer App verbessern Unternehmen ihre interne Kommunikation, haben direkten Kontakt zu ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, tauschen Nachrichten, Termine und Informationen aus. Das alles ohne nennenswerten Aufwand. Zudem kann das Unternehmen auch Stimmungen und Trends wahrnehmen und schnell und effektiv reagieren.

Personal nutzt die Mitarbeiter-App nach eigenem Geschmack

Und: „Jeder App-Nutzer kann ganz individuell entscheiden, welche Kanäle sie oder ihn interessieren. So können dann zum Beispiel nur die Nachrichten aus dem eigenen Bereich abonniert werden, oder aber die Busfahrerin schaut auch über den Tellerrand und liest mit, was bei der Straßenbahn oder im Einkauf passiert. Ganz nach dem eigenen Geschmack“, so Schwentu.

Die Informationen werden in Echtzeit ausgetauscht. So kann das Unternehmen – aber auch die Mitarbeitenden – sicher gehen, dass die Informationen auch ankommen. Bei der BVG werde die App sehr gut angenommen. Weit mehr als die Hälfte der 8000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nutzen die App, so der Pressesprecher. Zudem steige die Zahl der Zugriffe auf die Artikel und die der Interaktionen, also der Chats und Kommentare.

Ein App für das Personal ist nicht statisch und muss immer wieder angepasst werden an die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. „Natürlich ist eine App auch immer „work-in-progress“. Funktionen werden verbessert oder, wenn sie nicht genutzt werden, entfernt. Man sammelt Erfahrungen, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders interessiert. Inzwischen haben wir auch einen Chat mit Gruppenfunktion, sorgen so auch für die Vernetzung der Kolleginnen und Kollegen über Standorte und Betriebshöfe hinweg“, sagt Schwentu.

Richtige Ansprache finden

Ob soziale Medien, E-Mails oder Apps für Mitarbeiter/-innen: Die Frage nach der richtigen Ansprache von Kollegen/-innen stellt sich häufiger als man denkt. Die BVG hat auch dafür eine Lösung gefunden. Nämlich die Ansprache den Abteilungen zu überlassen:

„Das ‚Sie‘ ist schon der Standard. Allerdings ist es nicht in Stein gemeißelt. Jeder Bereich hat einen eigenen Kanal innerhalb der App und zum Teil wird dort auch munter geduzt. Eben auch hier ganz individuell und zum Teil nach Anlass“, so Jannes Schwentu.

Welche Mitarbeiter-App ist die Beste?

Das muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Es gibt unterschiedliche Anbieter mit unterschiedlichen Funktionen. Tatsache ist, dass alle Werkzeuge nutzen, die fast jeder aus seinem Alltag kennt. Vergleichen Sie Angebote miteinander, testen Sie die Funktionen und fragen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was ihren Alltag erleichtern könnte.

Definitiv ist eine App für Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens eine einfache Möglichkeit, die interne Kommunikation schnell und effizient zu gestalten. Mitarbeiter/-innen können sich zudem abteilungsübergreifend vernetzen und interagieren. Die Kommunikation über eine App ist außerdem ortsunabhängig und so auch für externe Mitarbeitende geeignet.

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