Wikipedia ist das berühmteste Wiki der Welt. Das Ziel ist, möglichst viel Wissen zu teilen und allen Menschen zugänglich zu machen. Das gleiche Prinzip kann auch für Unternehmen gelten. Denn viele unternehmensrelevante Informationen stecken in den Köpfen der Mitarbeiter. Ein Firmenwiki kann helfen, Know-how zu dokumentieren und sogar an neue Beschäftige weiterzugeben.
Was sind Wikis?
Grundsätzlich versteht man unter einem Wiki eine Website, deren Inhalte von allen Nutzern gemeinsam erarbeitet werden können. Wikis sind ein typisches Beispiel für Wissensmanagement. Aber Wikis eignen sich nicht nur, um Wissen zu dokumentieren, sondern auch um sich trotz räumlicher Distanz abzustimmen, beispielsweise über Tagesordnungen für Treffen oder deren Protokolle.
Der Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit möglich. Es werden lediglich ein Internetzugang und ein Webbrowser benötigt. Wikis können – so wie die Wikipedia – öffentlich zur Verfügung gestellt werden oder innerhalb eines Firmennetzes. Wikis sind einfach bedienbar und nach dem Prinzip WYSIWYG (What You See Is What You Get) aufgebaut. Das bedeutet: Änderungen am Text und dessen Formatierung sind direkt sichtbar. So ist jeder berechtige Nutzer in der Lage, Eintragungen oder Änderungen vorzunehmen.
Wie lassen sich Wikis einsetzen?
Das wesentliche Ziel eines Wikis liegt darin, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden anzuregen. Ein Wiki eignet sich besonders für die Dokumentation von Inhalten, an der mehrere Personen beteiligt sind. Durch Wikis können beispielsweise Ideen gesammelt und entwickelt, Entwürfe gemeinsam erstellt sowie Texte zentral ausgetauscht werden. Sehr gut eignen sich Wikis auch zur Dokumentation von Arbeitsabläufen bzw. Prozessbeschreibungen. Auch Bedienungsanleitungen lassen sich in Wikis kollaborativ erarbeiten. Wikis lassen sich somit als zentrale Wissensplattformen in Unternehmen nutzen.
Welche Potenziale bieten Wikis für Unternehmen?
Der Einsatz von Wikis in Unternehmen fördert ein effizientes Arbeiten und die verstärkte Einbindung der Mitarbeitenden in die Unternehmensprozesse. Der große Vorteil von Wikis ist, dass sie themenunabhängig und für alle Unternehmensbereiche eingesetzt werden können, beispielsweise in der Forschung und Entwicklung, im Projektmanagement oder im Marketing und Vertrieb. Sie können jederzeit erweitert werden.
Checkliste: Was ist zu beachten, damit Wikis erfolgreich genutzt werden?
ForscherInnen haben zahlreiche Wiki-Projekte in Unternehmen begleitet und ihren Erfolg untersucht. Aus den Ergebnissen lassen sich folgende Tipps für den Einsatz von Wikis in Unternehmen ableiten:
- Jedes Wiki braucht einen oder zwei „Kümmerer“ als Ansprechpartner und Verantwortliche für die inhaltliche Entwicklung, aber auch die Einführung neuer KollegInnen in das System..
- Die Strukturen des Wikis sollten regelmäßig angeschaut und ggf. angepasst werden (dazu gehört auch die Verlinkung von zusammengehörenden Informationen).
- Wikis füllen sich nicht von allen: Erst wenn eine kritische Masse an Beiträgen vorhanden ist, ist eine Nutzung durch die Mitarbeitenden wahrscheinlich
- Wissen zu teilen ist eine Frage der Unternehmenskultur: In Unternehmen, in den der Besitz von Wissen für das Vorankommen der Beschäftigten faktisch wichtiger ist als sein Austausch, wird die einfache Einführung einer Wiki-Software nichts bewirken.
- Die Einführung eines Wikis sollte entsprechend gut kommunikativ begleitet werden.
- Oft sind Pilotprojekte einer interessierten Mitarbeitergruppe ein guter Einstieg
- An der inhaltlichen Konzeption des Wikis sollten die Mitarbeitenden beteiligt sein – sie wissen, wie das Wiki ihre tägliche Arbeit am besten unterstützen kann und welche Informationen sie immer wieder suchen bzw. wo Informationslücken sind.
- Wichtig ist, neue MitarbeiterInnen bei ihrer Einführung in das Wiki einzuführen
- Hilfreich ist für alle eine kurze Anleitung zu den Zielen des Wikis, zum Erstellen von Inhalten und zur groben Struktur des Wikis.
- Ähnlich wie bei anderen Instrumenten gilt: Ein Wiki ist umso erfolgreicher, je relevanter es für die tägliche Arbeit der Beschäftigten ist.
- Überlegt werden sollte das Verhältnis eines Wikis zu anderen Werkzeugen wie dem Intranet. Manche Unternehmen nutzen ein Wiki anstelle eines Intranets.
Welche Wiki-Software gibt es?
Wikis basieren auf spezifischen Content Management-Systemen. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenfreie (Open Source-) Angebote, um Wikis zu realisieren. Open-Source-Lösungen werden typischerweise auf dem eigenen Server installiert, Kostenpflichtige Angebote stehen auch als Software as a Service zur Miete zur Verfügung.
Beispiele für kostenfreie Lösungen sind:
Die Online-Enzyklopädie Wikipedia basiert beispielsweise auf der kostenlosen Software MediaWiki.
