Das Darmstädter Restaurant „Sitte“ zeigt, wie die Digitalisierung die Personalplanung in der Gastronomie erleichtern kann. Die Geschäftsführung hat zur besseren Personalplanung und Abstimmung eine App eingeführt. Damit wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter/-innen untereinander und mit der Geschäftsführung erleichtert.
Herausforderungen bei Personalplanung in der Gastronomie
Schichtpläne, Urlaubsanträge, kurzfristige Änderungen in den Arbeitsabläufen: All das wurde im Restaurant Sitte lange Zeit mündlich oder per SMS besprochen. Oft entstanden dadurch Missverständnisse oder die Abstimmung wurde zu einem langwierigen Prozess. Seit das familiengeführt Lokal eine App zum Erstellen von Dienstplänen und zur gemeinsamen Absprache eingeführt hat, haben sich diese Probleme in Luft aufgelöst. Der Arbeitsalltag und die Personalplanung in der Gastronomie sind sichtbar einfacher geworden.
Über die App werden rund 60 Mitarbeiter/-innen koordiniert. Alle haben die App auf ihren Smartphones installiert. Darin können sie ihre verfügbaren Arbeitstage eintragen und die Geschäftsführer auf dieser Basis die Schichtpläne erstellen. Dabei wird das Personal in drei Bereiche unterteilt: Küche, Service und Putzdienst. Da sich die Arbeitsbereiche dieser Gruppen nicht überschneiden, werden getrennte Pläne für sie erstellt.
Sobald die Mitarbeiter/-innen im Restaurant sind, können sie sich einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen. Wenn die Schicht beendet ist und sie die Arbeit verlassen, werden sie ausgeloggt und die Stunden erfasst. Ihre Urlaubsanträge reichen sie ebenfalls über die App ein. Somit können sie sicher sein, dass die Anträge von den Chefs gesehen werden und nichts mehr verloren geht.
Die App erleichtert die Personalplanung in der Gastronomie. (Quelle: Restaurant Sitte/Screenshot App)
Erleichterung der internen Kommunikation
Auf der Pinnwand der App finden die Mitarbeiter/-innen allgemeine Informationen, z.B. zu Terminen, Schulungen oder kurzfristigen Änderungen. Außerdem können sie untereinander über die App chatten und in Dialog mit Kollegen oder der Geschäftsführung treten. Dadurch müssen sie keine Handynummern mehr austauschen und können alles Berufliche über die App klären. Die interne Kommunikation wird dadurch verbessert und Mitarbeiter/-innen kommen so schnell auf einen gemeinsamen Wissensstand.
Zweifel oder Sorge vor Überwachung hatten die Mitarbeiter/-innen keine. Die Reaktion auf die Einführung der App war überwiegend positiv, nachdem diese bei einer Personalversammlung vorgestellt wurde. „Unsere Mitarbeiter/-innen sind generell lieber informiert als im Dunkeln zu tappen und haben durch die App selbst einen besseren Überblick.“, berichtet Geschäftsführerin Tina Knierim. Einen Nachteil sieht sie nur für Mitarbeiter/-innen, die technisch noch nicht sehr versiert sind. Aber auch diese konnten sich durch die einfache Gestaltung der App schnell darin zurechtfinden. Bei Fragen steht ansonsten auch jederzeit der Chef zur Verfügung und hilft, eine Lösung zu finden.
Die App schafft Vertrauen
Die Geschäftsführung hatte auch kurzzeitig überlegt, soziale Netzwerke zur Personalplanung in der Gastronomie zu verwenden. Auf Facebook hätte man z.B. Gruppen gründen und darüber kommunizieren können. Die Idee wurde aber wieder verworfen und sich für die App entschieden. Erstens sei nicht jede/-r Mitarbeiter/-in bei sozialen Netzwerken Mitglied. Zweitens schaffe die Variante mit der App mehr Vertrauen bei der Belegschaft, da die App “geschlossen” und nur firmenintern genutzt werde, so Tina Knierim.
Die App trägt zur besseren internen Kommunikation bei. (Quelle: Restaurant Sitte/Screenshot App)
Viele Chancen für die Gastronomie durch die Digitalisierung
Für die Zukunft wünscht sie sich weitere digitale Lösungen, die die Verwaltung des Gastronomiebetriebs erleichtern. Das könnte z.B. eine Plattform oder Software sein, mit der man Arbeitsschritte aller Kollegen/-innen nachvollziehen kann und die alltägliche Arbeit im Büro effizienter gestaltet. Die Sitte hat hier auch schon einiges getestet, aber noch nicht die richtige Lösung gefunden, die alles aus einer Hand bietet.
In der Digitalisierung sieht sie dennoch viele Chancen für die Gastronomie und eine große Erleichterung des Arbeitsalltags. Die Sitte nutzt neben der App noch weitere Online-Plattformen und -Tools, z.B. zur Verwaltung der Tischreservierungen. Außerdem bewerben sie das Restaurant über Facebook und Instagram. Sie beobachten auch sämtliche Online-Bewertungsportale: “Da sehen wir einfach den Vorteil, dass man mit dem Kunden direkt kommunizieren kann und Kritik abfangen und direkt darauf reagieren kann.”, sagt Tina Knierim.
